SharePoint so với SharePoint Online: So sánh toàn diện
SharePoint là một nền tảng chia sẻ tài liệu và hợp tác do Microsoft phát triển. Phiên bản đầu tiên của SharePoint được ra mắt vào năm 2001 dưới dạng phiên bản cài đặt tại chỗ. Sau đó, vào năm 2011, Microsoft đã ra mắt SharePoint Online và Microsoft Office 365. Ban đầu, SharePoint Online không thực sự phổ biến, nhưng sau một chiến dịch quảng bá rầm rộ của Microsoft, nền tảng này đã thu hút được sự quan tâm của người dùng và hiện nay được sử dụng rộng rãi.
Vậy, phiên bản SharePoint hiện tại là gì và sự khác biệt giữa SharePoint Online và SharePoint 2016 là gì? Phiên bản nào phù hợp hơn với tổ chức của bạn – SharePoint tại chỗ hay SharePoint Online? Bài đăng trên blog này sẽ giải thích về cả hai phiên bản SharePoint để trả lời các câu hỏi của bạn và giúp bạn đưa ra lựa chọn đúng đắn.
Các phiên bản SharePoint
SharePoint tại chỗ còn được gọi là SharePoint nội bộ. SharePoint Server được cài đặt trên các máy chủ vật lý tại văn phòng hoặc trung tâm dữ liệu của bạn.
Dưới đây là danh sách các phiên bản hiện tại và cũ của SharePoint Server:
- SharePoint 2001 (đã ngừng hỗ trợ)
- SharePoint 2003 (đã ngừng hỗ trợ)
- SharePoint 2007 (đã ngừng hỗ trợ vào tháng 10 năm 2017)
- SharePoint 2010 (hỗ trợ kết thúc vào tháng 10 năm 2020)
- SharePoint 2013 (hỗ trợ sẽ kết thúc vào năm 2023)
- SharePoint 2016 (hỗ trợ sẽ kết thúc vào tháng 7 năm 2026)
- SharePoint 2019
Như bạn có thể thấy, mỗi phiên bản SharePoint tại chỗ được hỗ trợ trong khoảng 10 năm. Trong thời gian hỗ trợ chính thức, các bản cập nhật bảo mật và bản vá sẽ được cung cấp. Bạn có thể tiếp tục sử dụng SharePoint Server sau khi thời gian hỗ trợ kết thúc, nhưng sẽ không còn nhận được các bản vá mới.
Bắt đầu từ SharePoint 2016, mô hình triển khai kết hợp (hybrid) được hỗ trợ. Bạn có thể sử dụng cả SharePoint tại chỗ và SharePoint Online đồng thời và đồng bộ hóa chúng. Ngoài ra, bạn cũng có thể triển khai SharePoint trên Azure, nền tảng điện toán đám mây của Microsoft.
SharePoint Online là phiên bản đám mây của SharePoint Server hỗ trợ đa người dùng. Phiên bản này là một phần của Office 365, gần đây đã được đổi tên thành Microsoft 365. Tuy nhiên, các phiên bản và số bản dựng không được đề cập trong tên sản phẩm, khác với SharePoint Server và Microsoft Office tại chỗ. SharePoint Online là một phần của bộ ứng dụng và dịch vụ Office 365.
Ví dụ về các phiên bản Office 365:
- Ngày 8 tháng 1 năm 2020, Phiên bản 1912 (Số bản dựng 12325.20288)
- 30 tháng 1 năm 2020, Phiên bản 2001 (Build 12430.20184)
- 10 tháng 3 năm 2020, Phiên bản 2002 (Build 12527.20278)
- 09 tháng 9 năm 2020, Phiên bản 2008 (Build 13127.20408)
- 08 tháng 10 năm 2020, Phiên bản 2009 (Build 13231.20368)
Vậy, SharePoint hoạt động như thế nào? Để tìm hiểu thêm, hãy đọc bài viết giới thiệu của chúng tôi nơi chúng tôi so sánh SharePoint Online với SharePoint Server 2019.
Cơ sở hạ tầng và lưu trữ
Bạn cần có máy chủ vật lý để triển khai SharePoint Server 2019. Cấu trúc mạng trang trại được sử dụng để chạy SharePoint Server. Kiến trúc dựa trên trang trại yêu cầu một trang trại, là tập hợp các máy chủ lưu trữ SharePoint Server. Kích thước của trang trại phụ thuộc vào số lượng người dùng đang hoạt động, lượng dữ liệu được lưu trữ, tải trung bình và tần suất yêu cầu. Mạng nội bộ của công ty bạn được sử dụng để vận hành phiên bản SharePoint tại chỗ, chẳng hạn như SharePoint Server 2019. Đội ngũ hỗ trợ CNTT và các quản trị viên hệ thống của công ty bạn sẽ chịu trách nhiệm bảo trì các máy chủ vật lý này.
Nếu bạn muốn sử dụng SharePoint Online, bạn sẽ không cần cài đặt bất kỳ phần mềm nào. Khi sử dụng SharePoint Online, phần mềm sẽ chạy trên đám mây tại các trung tâm dữ liệu của Microsoft. Điều duy nhất bạn cần để sử dụng SharePoint Online là gói đăng ký trả phí và kết nối internet.
Cài đặt
Như đã đề cập ở trên, bạn không cần cài đặt SharePoint nếu công ty của bạn sử dụng SharePoint Online trong Microsoft Office 365. Nếu bạn muốn cài đặt SharePoint 2019, bạn sẽ phải cài đặt và cấu hình Microsoft SQL Server.
Danh sách các yêu cầu để triển khai SharePoint 2019 khá dài. Hãy cùng xem qua các yêu cầu chính:
- CPU 64-bit 8 nhân, 16 GB RAM, 80 GB cho ổ đĩa hệ thống và dung lượng lưu trữ bổ sung cho dữ liệu (dành cho MS SQL Server)
- CPU 64-bit 4 nhân, 24 GB RAM, 80 GB cho ổ đĩa hệ thống và 100 GB trên ổ đĩa thứ hai (SharePoint Server)
- Windows Server 2016 hoặc Windows Server 2019 Standard hoặc Datacenter với Desktop Experience
- Yêu cầu phần mềm MS SQL Server: MS SQL Server 2016 RTM, MS SQL Server 2017 RTM, MS SQL Server 2019 hoặc phiên bản mới hơn hỗ trợ mức tương thích cơ sở dữ liệu 130
- Microsoft .NET Framework phiên bản 4.7.2
- Máy chủ web IIS
- Máy chủ Active Directory trong mạng của bạn
Bạn có thể triển khai SharePoint trên một máy chủ (nông trại máy chủ đơn) và sau đó thêm các máy chủ khác vào nông trại.
Cập nhật và các tính năng mới của SharePoint
Khi sử dụng SharePoint 2019, quản trị viên hệ thống nên thực hiện bảo trì và cài đặt các bản vá bảo mật và cập nhật. Quản trị viên hệ thống có toàn quyền kiểm soát SharePoint, các ứng dụng liên quan và cơ sở hạ tầng.
Mặt khác, với SharePoint Online, tất cả các bản cập nhật phần mềm và bản vá bảo mật sẽ được cài đặt tự động ngay sau khi Microsoft phát hành. Tốc độ áp dụng các bản cập nhật phần mềm cho tài khoản Microsoft Office 365 của bạn phụ thuộc vào các kênh cập nhật được chọn cho gói đăng ký Office 365 của bạn. Ưu điểm của các bản cập nhật tự động trong SharePoint Online là các vấn đề bảo mật được khắc phục càng sớm càng tốt. Nhược điểm của các bản cập nhật tự động là nếu bản cập nhật có lỗi, nó có thể gây ra các sự cố và làm cho SharePoint và các ứng dụng liên quan hoạt động không ổn định. Định kỳ, Microsoft cải tiến các dịch vụ và ứng dụng trực tuyến của mình cũng như phát hành các tính năng mới cho SharePoint Online.
Tích hợp
SharePoint Server 2019 hỗ trợ tích hợp với Microsoft Project Server 2019, Power Apps, Power Automate và Power BI. Power Apps và Power Automate cần được cấu hình thông qua cổng dữ liệu (data gateway) để kết nối dữ liệu trên đám mây với dữ liệu tại chỗ. Tính năng tích hợp với IIS 7 (Internet Information Services) và các API IIS hiện đại được cung cấp. Tính năng tích hợp với Office 365 đã được cải thiện trong SharePoint 2019 so với các phiên bản SharePoint Server trước đó.
SharePoint Online, mặt khác, được tích hợp hoàn toàn với các ứng dụng Microsoft Office 365 như Outlook Online, Word Online, Excel Online, OneNote và các ứng dụng khác. Tích hợp với các ứng dụng Office 365, Nhóm Office 365, OneDrive và Microsoft Teams rất tốt. Tích hợp Power BI cũng được hỗ trợ. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các API của Office 365 để phát triển các ứng dụng tùy chỉnh.
Giới hạn của SharePoint Online
Bạn nên lưu ý các giới hạn của SharePoint Online. Một số trong số đó được liệt kê dưới đây:
- Dung lượng lưu trữ cho một số gói đăng ký bị giới hạn
- Giới hạn 5.000 mục trong một thư viện SharePoint
- Giới hạn URL 400 ký tự
- Giới hạn 300.000 mục khi đồng bộ hóa dữ liệu với ứng dụng đồng bộ OneDrive
- 93- Giới hạn lưu trữ 93 ngày để giữ lại dữ liệu đã xóa trong Thùng rác SharePoint Online
- Kích thước tệp tối đa trong thư viện tài liệu là 100 GB và 250 MB cho các tệp đính kèm vào mục danh sách
- Giới hạn 2 triệu người dùng trên mỗi trang web
Nếu một công ty quyết định hủy gói đăng ký SharePoint trả phí, công ty đó có 90 ngày để chuyển dữ liệu được lưu trữ trong SharePoint Online sang một vị trí khác.
Bảo mật các phiên bản SharePoint
SharePoint Online cung cấp mức độ bảo mật cao; Microsoft cài đặt các bản cập nhật và bản vá ngay khi chúng có sẵn. Ngoài ra, người dùng Microsoft Office 365 có thể sử dụng xác thực đa yếu tố để bảo vệ tài khoản của mình. Tuy nhiên, một số tổ chức không tin tưởng vào các dịch vụ đám mây và thích lưu trữ dữ liệu của họ trên các máy chủ vật lý tại chỗ.
Khi sử dụng SharePoint Server, tất cả các biện pháp bảo mật đều được thực thi bởi đội ngũ CNTT và quản trị viên hệ thống của công ty. Họ nên cài đặt các bản vá bảo mật trên SharePoint Server, MS SQL Server và Windows Server theo cách thủ công hoặc giám sát các bản cập nhật tự động. Ngoài ra, họ cần cấu hình tường lửa trên các bộ định tuyến của mạng, cài đặt phần mềm diệt virus trên từng máy tính và thực hiện các thiết lập cấu hình khác theo chính sách bảo mật của công ty. Một số công ty muốn có quyền kiểm soát hoàn toàn các máy chủ lưu trữ dữ liệu của họ và ưa chuộng việc triển khai SharePoint tại chỗ.
Giấy phép và Chi phí
Microsoft yêu cầu bạn phải mua giấy phép cho SharePoint. Hãy cùng xem xét sự khác biệt về giấy phép giữa các phiên bản SharePoint.
SharePoint Server . Mỗi máy chủ SharePoint chạy tại chỗ đều cần có giấy phép. Ngoài ra, có thể cần giấy phép truy cập khách hàng (mô hình máy chủ/CAL). Mỗi người dùng hoặc thiết bị phải có CAL để truy cập hợp pháp vào các dịch vụ đang chạy trên máy chủ SharePoint. CAL là phiên bản cụ thể – bạn có thể sử dụng CAL cho SharePoint 2016 để truy cập SharePoint 2016 hoặc SharePoint 2013, nhưng không thể truy cập SharePoint 2019. Ngoài ra, CAL được chia thành CAL thiết bị và CAL người dùng.
Dưới đây là danh sách các giấy phép bạn có thể mua để truy cập SharePoint Server 2019:
- Giấy phép SharePoint Server ($5.000 mỗi máy chủ hoặc máy ảo)
- Giấy phép SharePoint Standard CAL ($180 mỗi giấy phép) cho các tính năng cơ bản của SharePoint
- Giấy phép SharePoint Enterprise CAL ($90 mỗi giấy phép) cho máy chủ SharePoint đầy đủ chức năng với tất cả các giải pháp và tính năng kinh doanh
Giấy phép CAL không bắt buộc đối với người dùng bên ngoài truy cập nội dung công khai. Trong trường hợp này, người dùng bên ngoài được cấp phép thông qua giấy phép SharePoint Server 2019. Tính năng di động giấy phép cho phép bạn chuyển giấy phép SharePoint Server từ máy này sang máy khác và chạy SharePoint trên máy ảo. Bạn có thể mua giấy phép cho SharePoint Server một lần và sử dụng SharePoint bao lâu tùy thích, ngay cả sau khi hết hạn hỗ trợ.
SharePoint Online được cấp phép theo từng người dùng. Bạn phải mua gói đăng ký Microsoft Office 365 hỗ trợ SharePoint Online với số lượng giấy phép người dùng cần thiết. Gói đăng ký SharePoint Online yêu cầu thanh toán hàng tháng. Bạn có thể thanh toán trước cho gói đăng ký một năm của SharePoint Online và Microsoft Office 365.
Microsoft cung cấp các gói đăng ký khác nhau cho SharePoint Online:
- Gói SharePoint Online 1 ($5/người dùng/tháng); bao gồm SharePoint, OneDrive (1 TB), Lists
- Gói SharePoint Online 2 ($10/người dùng/tháng); bao gồm SharePoint, OneDrive (dung lượng không giới hạn), Lists
- Microsoft Office 365 E3 ($20/người dùng/tháng); bao gồm SharePoint, OneDrive, Lists và bộ ứng dụng/tính năng đầy đủ của Office 365.
Gói SharePoint Online 1 có sẵn trong các gói Microsoft Office 365 Enterprise E1, Business Premium và Business Essentials. Gói SharePoint Online 2 được tích hợp sẵn trong các gói Office 365 Enterprise E3 và E5. Sau khi mua giấy phép cho gói đăng ký đã chọn, bạn có thể tạo người dùng, gán giấy phép cho người dùng và chuyển giấy phép từ người dùng này sang người dùng khác.
Giá của SharePoint Online có thể thấp hơn trong ngắn hạn, đặc biệt đối với các công ty nhỏ. Việc triển khai SharePoint Server 2019 yêu cầu mua phần cứng, giấy phép SharePoint, giấy phép Windows Server và giấy phép MS SQL Server. Tuy nhiên, trong dài hạn, đặc biệt đối với các công ty lớn, việc sử dụng SharePoint tại chỗ có thể là giải pháp tiết kiệm chi phí hơn và mang lại nhiều lợi ích hơn.
Giao diện người dùng
Cả SharePoint Online và SharePoint Server 2019 đều cung cấp một giao diện web thống nhất cho người dùng. Các phiên bản SharePoint trước SharePoint 2019 có giao diện web cổ điển, thuận tiện cho đa số người dùng. Năm 2019, Microsoft đã giới thiệu giao diện web hiện đại cho Office 365 và SharePoint Online, cũng được sử dụng trên các thiết bị di động. SharePoint 2019 (phiên bản tại chỗ) cũng có giao diện người dùng hiện đại. Nhìn chung, không có sự khác biệt đáng kể giữa giao diện web của SharePoint Online và SharePoint tại chỗ. May mắn thay, tùy chọn Quay lại SharePoint cổ điển có sẵn trong SharePoint 2019. Hiện tại, tùy chọn này cũng có sẵn trong SharePoint Online, nhưng có thể bị loại bỏ trong các bản cập nhật tương lai.
Công cụ quản trị
Trung tâm Quản trị SharePoint cho SharePoint 2019 là nơi các quản trị viên hệ thống có thể quản lý trang web, người dùng, nội dung và tất cả các tùy chọn khác. Trang Quản trị Trung tâm SharePoint chạy trên máy chủ SharePoint. Quản trị Trung tâm SharePoint 2019 được cài đặt trên máy chủ đầu tiên trong cụm máy chủ. Theo mặc định, nó không được triển khai trên tất cả các máy chủ SharePoint trong cụm.
Với SharePoint Online, Trung tâm Quản trị SharePoint được sử dụng để quản lý và cấu hình thông qua giao diện web. Trung tâm Quản trị SharePoint được tích hợp với Trung tâm Quản trị Office 365. Quản trị viên toàn cầu trong Office 365 có quyền quản trị SharePoint và có thể gán vai trò quản trị viên SharePoint cho người dùng Office 365. Bạn có thể đọc thêm về Trung tâm quản trị Office 365 ( Trung tâm quản trị Office 365 ) và Trung tâm quản trị SharePoint trong các bài viết trên blog của chúng tôi.
PowerShell được sử dụng để quản lý SharePoint 2019 thông qua giao diện dòng lệnh. Điều này có thể hữu ích khi thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại hoặc các tác vụ có thể tự động hóa. Ngoài ra, còn có các lệnh PowerShell để quản lý SharePoint Online. Tuy nhiên, SharePoint Server cung cấp khả năng hỗ trợ PowerShell tốt hơn.
Di chuyển
Bạn có thể di chuyển từ SharePoint 2016 sang SharePoint 2019, hoặc di chuyển từ SharePoint 2016 và SharePoint 2019 sang SharePoint Online. Các tệp nguồn sẽ không bị xóa khi bạn di chuyển dữ liệu từ SharePoint tại chỗ sang SharePoint Online. Việc di chuyển chỉ có thể được thực hiện sang các phiên bản SharePoint mới hơn. Microsoft cung cấp các công cụ di chuyển SharePoint chuyên dụng cho mục đích này.
Bạn có thể tìm các công cụ di chuyển để thực hiện việc di chuyển từ SharePoint Server sang SharePoint Online trong Trung tâm quản trị SharePoint trên trang Di chuyển. Migration Manager, SharePoint Migration Tool (phiên bản GUI và PowerShell), Microsoft FastTrack, Azure DataBox và SharePoint Assessment Tool là các công cụ của Microsoft mà bạn có thể sử dụng cho các tình huống di chuyển SharePoint khác nhau.
Sao lưu dữ liệu SharePoint
SharePoint Online và SharePoint Server cung cấp các tính năng quản lý phiên bản cho phép người dùng khôi phục các phiên bản tài liệu trước đó nếu có những thay đổi không mong muốn. Thùng rác là nơi lưu trữ các tài liệu và tệp đã xóa sau khi chúng bị xóa khỏi thư viện và trang web SharePoint. Có thể khôi phục các mục đã xóa từ Thùng rác trong vòng 93 ngày. Bạn cũng có thể khôi phục một trang web SharePoint đã xóa bằng cách sử dụng tính năng tích hợp trong thời gian lưu trữ.
Khi sử dụng SharePoint on-premises, bạn nên:
- Sử dụng RAID 1 hoặc RAID 10 để đảm bảo tính dự phòng dữ liệu trong trường hợp ổ đĩa bị hỏng
- Thực hiện sao lưu MS SQL Server
- Thực hiện sao lưu ứng dụng web
Khi thực hiện sao lưu trang trại, bạn nên sao lưu toàn bộ nội dung và dữ liệu cấu hình. Không có trình lập lịch tích hợp sẵn để chạy sao lưu SharePoint 2019. Bạn cần tạo và cấu hình các tập lệnh sao lưu, ví dụ như trong PowerShell và sử dụng Windows Scheduler. Bạn có thể sao lưu bộ sưu tập trang trong SharePoint Server bằng cách sử dụng SharePoint Central Administration với giao diện người dùng đồ họa (GUI). Có khá nhiều yêu cầu để sao lưu SharePoint Server đúng cách.
Nếu bạn sử dụng SharePoint Online, Microsoft sẽ đảm bảo tính dự phòng dữ liệu bằng cách sử dụng các máy chủ và trung tâm dữ liệu của mình. Đám mây Microsoft sử dụng mô hình phân tán và các máy chủ của nó được kết nối với nhau trong các trung tâm dữ liệu nằm ở các quốc gia khác nhau. Cách tiếp cận này cho phép Microsoft đảm bảo tính sẵn sàng và độ tin cậy cao cho các dịch vụ của Microsoft (99,9%).
SharePoint có các tùy chọn khôi phục tích hợp sẵn khá tốt, nhưng đôi khi chức năng này có thể không đủ để khôi phục dữ liệu. Đó là lý do tại sao bạn nên sử dụng phần mềm của bên thứ ba để sao lưu dữ liệu SharePoint cho cả SharePoint Online và SharePoint Server.
Bạn có thể sử dụng NAKIVO Backup & Replication để sao lưu SharePoint Online và các dữ liệu Microsoft Office 365 khác, như dữ liệu Exchange Online và OneDrive for Business, cũng như SharePoint Server chạy trên máy ảo và máy chủ vật lý, các máy chạy MS SQL Server và bộ điều khiển miền Active Directory. Bằng cách này, bạn có thể khôi phục những gì bạn cần bất kể sự cố nào và ngay cả khi dữ liệu đã bị xóa hơn 93 ngày trước.
Kết luận
Việc lựa chọn mô hình triển khai SharePoint phù hợp có thể là một thách thức đối với nhiều tổ chức. SharePoint Online sẵn sàng sử dụng ngay sau khi mua giấy phép đăng ký mà không cần triển khai và quản trị máy chủ vật lý. Ngược lại, SharePoint Server triển khai tại chỗ cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn máy chủ và dữ liệu của mình nhưng đòi hỏi nhiều kỹ năng hơn trong việc cài đặt và cấu hình. Bạn chỉ cần mua giấy phép một lần và có thể sử dụng SharePoint Server bao lâu tùy thích. Cả hai phiên bản SharePoint đều cung cấp giao diện web hiện đại. Mặc dù Microsoft Office 365, bao gồm SharePoint Online, đang ngày càng phổ biến hơn qua từng năm, nhiều công ty vẫn chọn SharePoint Server. Lựa chọn cuối cùng phụ thuộc vào nhu cầu và yêu cầu kinh doanh của bạn.
