Cách nhập và xuất dữ liệu từ Excel sang danh sách SharePoint và ngược lại
Nhiều người dùng SharePoint Online thích sử dụng danh sách vì các danh sách trong SharePoint trông giống hệt các bảng trong Excel. Để tăng cường khả năng tích hợp, Microsoft cho phép bạn xuất các bảng Excel sang danh sách SharePoint và ngược lại. Người dùng thường thắc mắc: Làm thế nào để nhập dữ liệu từ SharePoint sang Excel? Làm thế nào để trích xuất dữ liệu từ SharePoint? Làm thế nào để tạo danh sách SharePoint trong Excel? Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc trên và hướng dẫn cách xuất các bảng từ Excel sang danh sách SharePoint cũng như ngược lại.
Phương pháp 1 – Cách xuất dữ liệu từ Excel sang danh sách SharePoint theo cách thủ công
Ý tưởng của phương pháp đầu tiên là bạn cần tạo một danh sách trống có các cột tương tự như trong bảng Excel. Định dạng dữ liệu của các cột phải giống nhau để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. Sau đó, bạn cần sao chép thủ công dữ liệu từ từng cột của bảng Excel và dán dữ liệu này vào cột tương ứng trong danh sách SharePoint.
Mở tệp XLS, XLSX, CSV hoặc tệp định dạng khác chứa bảng trong Microsoft Excel đã được cài đặt trên máy tính của bạn. Trong ví dụ của tôi, tôi đã tạo một bảng đơn giản để minh họa. Bạn có thể xem bảng này được mở trong Excel trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
Mở trình duyệt web và đăng nhập vào tài khoản Office 365 (tài khoản Microsoft 365) của bạn. Mở trang web nhóm của bạn trong SharePoint Online và tạo một danh sách mới. Hãy đặt tên cho danh sách thử nghiệm của chúng ta là List02 và nhập mô tả, ví dụ: Nhập Excel vào danh sách SharePoint . Bạn cũng có thể đọc bài viết trên blog này về SharePoint Online để tìm hiểu thêm về trang web, danh sách và thư viện.
Sau khi tạo danh sách SharePoint mới, hãy tạo các cột phù hợp bằng cách nhấp vào +Add column. Các cột phải có tên và định dạng dữ liệu giống như các cột trong bảng Excel nguồn.
Trong cửa sổ hiện ra, nhập tên, mô tả và loại, đồng thời định nghĩa các tham số cần thiết khác cho cột. Sau đó nhấp vào Save.
Danh sách hiện đã chứa tất cả các cột cần thiết nhưng vẫn trống. Để bắt đầu sao chép dữ liệu vào danh sách SharePoint, bạn phải xem danh sách dưới dạng bảng. Để làm điều này, nhấp vào Edit in grid view. Bạn đã sẵn sàng sao chép dữ liệu từ Excel sang danh sách SharePoint.
Chọn dữ liệu trong một cột của bảng Excel, sau đó nhấn Ctrl+C để sao chép dữ liệu đã chọn vào khay nhớ tạm. Trên hình ảnh minh họa bên dưới, bạn có thể thấy dữ liệu trong cột Name đã được chọn.
Bạn có thể di chuyển các cột (trái và phải) sau khi tạo chúng trong danh sách SharePoint. Chọn ô trống trong cột cần thiết (cột Names trong trường hợp của chúng ta), sau đó nhấn Ctrl+V để dán dữ liệu đã sao chép vào khay nhớ tạm. Cột Name hiện đã chứa tất cả dữ liệu cần thiết trong ví dụ của chúng ta. Tương tự, sao chép và dán dữ liệu cho các cột khác.
Sau khi đã chuyển dữ liệu vào tất cả các cột của danh sách SharePoint, bạn có thể thoát khỏi chế độ xem lưới. Chúng ta đã hoàn tất việc sao chép dữ liệu từ bảng Excel sang danh sách SharePoint. Trên ảnh chụp màn hình bên dưới, bạn có thể thấy danh sách của chúng ta trông như thế nào sau khi sao chép toàn bộ dữ liệu. 
Ưu điểm của phương pháp này là rất dễ sử dụng khi bạn không có quá nhiều bảng hoặc cột.
Nhược điểm là phương pháp này tốn thời gian và bất tiện khi bạn có quá nhiều cột và bảng cần sao chép.
Phương pháp 2 – Cách xuất dữ liệu trực tiếp từ Excel sang danh sách SharePoint
Ý tưởng của phương pháp này là bạn nên xuất bảng của mình sang danh sách SharePoint trực tiếp từ Excel được cài đặt trên máy tính của bạn. Excel phải có thể kết nối với trang SharePoint của bạn. Bạn cần cung cấp thông tin đăng nhập, và tài khoản Office 365 của bạn phải có quyền hạn đủ để tạo danh sách SharePoint trên trang SharePoint.
Mở Microsoft Excel đã cài đặt trên máy tính của bạn và mở bảng mà bạn muốn xuất sang SharePoint Online. Hãy tạo một bảng thử nghiệm cho bài viết blog của chúng ta với một số mặt hàng thiết bị và tạo các cột về nhà sản xuất của các mặt hàng này, người dùng là chủ sở hữu của mặt hàng tương ứng, và giá của từng mặt hàng.
Chuyển đổi bảng tính thành bảng trước khi bắt đầu xuất. Nhấp vào Insert > Table.
Trong cửa sổ Create Table , bạn có thể giữ nguyên các giá trị mặc định và nhấp vào OK.
Bây giờ giao diện của bảng đã thay đổi một chút, vì các tiêu đề được đánh dấu bằng màu khác.
Chọn bất kỳ tên cột nào trong bảng của bạn, chuyển đến Design tab (Công cụ bảng) và nhập tên bảng, ví dụ: TestTable01 . Tên không được có khoảng trắng.
Chọn Design tab, nhấp vào Export, sau đó nhấp vào Export Table to SharePoint List…
Một cửa sổ bật lên sẽ hiển thị. Có hai bước cần hoàn thành.
Nhập địa chỉ trang web nhóm của bạn trong SharePoint, đây là đích đến của bảng Excel mà bạn muốn xuất. Trong trường hợp của tôi, tôi đang sử dụng địa chỉ sau: https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite
Nhập tên cho bảng của bạn, ví dụ: Excel to SharePoint list . Tên này sẽ được sử dụng làm tên danh sách SharePoint sau khi xuất.
Nhập mô tả, ví dụ: Import Excel to SharePoint list .
Nhấp vào Next để tiếp tục.
Xác định các loại dữ liệu chính xác cho từng cột của bảng đã xuất, sau đó nhấp vào Finish.
Bây giờ Microsoft Excel sẽ kết nối với trang SharePoint mà bạn đã chọn làm đích để xuất bảng Excel vào danh sách SharePoint. Excel cần vượt qua xác thực trong Office 365 để xuất bảng vào danh sách SharePoint. Bạn nên nhập tên người dùng và mật khẩu cho tài khoản Office 365 của mình. 
Nếu mọi thứ đều chính xác, quá trình xuất sẽ hoàn tất thành công và bạn sẽ thấy thông báo:
Bảng đã được xuất bản thành công và có thể xem tại:
Mở liên kết được cung cấp trong cửa sổ bằng trình duyệt web.
Bây giờ bạn có thể xem bảng Excel đã xuất dưới dạng danh sách trong SharePoint Online.
Bạn có thể mở danh sách này thủ công trong SharePoint Online bằng cách truy cập trang nhóm của mình và chuyển đến phần Site Contents trong thanh điều hướng của giao diện web.
Ưu điểm của phương pháp này là việc xuất dữ liệu trực tiếp từ Excel sang danh sách SharePoint rất thuận tiện. Tất cả những gì bạn cần là Excel và quyền truy cập vào SharePoint Online. Không cần ứng dụng của bên thứ ba.
Phương pháp 3 – Cách xuất dữ liệu từ Excel sang danh sách SharePoint bằng ứng dụng
Ý tưởng của phương pháp thứ ba là bạn nên sử dụng một ứng dụng SharePoint chuyên dụng để nhập bảng tính từ Excel sang danh sách SharePoint. Bạn cần ứng dụng Import Spreadsheet và trình duyệt web hỗ trợ ActiveX controls, ví dụ như Internet Explorer.
Mở trang nhóm của bạn trong SharePoint Online, nhấp vào biểu tượng Settings , và trong menu hiện ra, chọn Add an app.
Trong cửa sổ hiện ra, bạn sẽ thấy danh sách các ứng dụng SharePoint khác nhau. Nhập “ import ” vào ô tìm kiếm trên trang này. Khi ứng dụng Import Spreadsheet được tìm thấy, hãy nhấp vào nó.
Trên trang vừa mở ra, bạn cần nhập tên và mô tả cho danh sách SharePoint mới sẽ được tạo sau khi nhập dữ liệu bằng ứng dụng.
Tên: Danh sách Excel sang SharePoint
Mô tả: Nhập Excel vào danh sách SharePoint
Nhấp vào Browse, sau đó chọn tệp XLSX (hoặc định dạng tệp Excel khác được ứng dụng hỗ trợ) mà bạn muốn nhập vào SharePoint dưới dạng danh sách.
Nhấp vào Import.
ActiveX controls phải được bật trong trình duyệt web của bạn. Nếu ActiveX controls không được bật, bạn sẽ thấy một thông báo cảnh báo trong trình duyệt web của mình. Tham khảo tài liệu hướng dẫn của trình duyệt web để biết cách bật ActiveX controls. ActiveX controls là một phần mềm cho phép bạn tương tác với nội dung bạn duyệt trên web. Chúng có thể truy cập vào máy tính của bạn và có thể dẫn đến các vấn đề bảo mật. Các điều khiển ActiveX còn được gọi là các plugin cho Internet Explorer.
Ưu điểm của phương pháp này là không cần nhiều thao tác thủ công.
Nhược điểm của phương pháp này là bạn cần cấu hình các điều khiển ActiveX, điều này có thể khó khăn hoặc không được hỗ trợ trong trình duyệt web của bạn, và bạn cần sử dụng một ứng dụng web đặc biệt cho SharePoint.
Phương pháp 4 – Cách xuất dữ liệu từ Excel khi tạo danh sách SharePoint mới
Có một phương pháp nữa cho phép bạn nhập bảng Excel vào danh sách SharePoint khi tạo danh sách mới trong SharePoint Online. Bạn không cần Excel hay các ứng dụng khác để sử dụng phương pháp này. Chỉ cần mở trình duyệt web và đăng nhập vào SharePoint Online bằng thông tin đăng nhập tài khoản Office 365 (Microsoft 365) của bạn.
Mở trang nhóm của bạn trong SharePoint Online, nhấp vào biểu tượng ” Settings ” và chọn ” Site contents“.
Trên trang ” ” “Site contents” ” ” vừa mở ra, nhấp vào ” New > List“.
Một trang mới sẽ mở ra đề xuất bạn tạo danh sách. Ở bên trái trang, chọn ” From Excel ” để tạo danh sách từ Excel. Nhập tên cho danh sách mới của bạn, ví dụ: ” ” “SharePoint import Excel” ” “. Nhấp vào Upload file, và chọn tệp Excel (XLS, XLSX hoặc các định dạng được hỗ trợ khác) mà bạn muốn nhập vào danh sách SharePoint trên SharePoint Online. Ngoài ra, bạn có thể chọn tệp đã được tải lên trang SharePoint. Nhấp vào Next để tiếp tục.
Bảng trong tệp đã tải lên được nhận diện. Kiểm tra loại cột và đảm bảo định dạng dữ liệu chính xác để duy trì tính nhất quán. Nhấp vào Create khi sẵn sàng để hoàn tất.
Danh sách SharePoint đã được tạo thành công và dữ liệu đã được xuất từ bảng Excel sang danh sách SharePoint.
Ưu điểm của phương pháp này là bạn không cần cài đặt Excel trên máy tính để xuất bảng sang SharePoint dưới dạng danh sách và không cần sử dụng ứng dụng SharePoint.
Cách xuất danh sách SharePoint sang Excel
Bạn có thể xuất danh sách SharePoint sang bảng Excel chỉ với vài cú nhấp chuột bằng giao diện web của SharePoint Online.
Mở trang web nhóm của bạn trong SharePoint Online, sau đó mở danh sách SharePoint mà bạn muốn xuất. Nhấp vào Export to Excel.
Một cửa sổ thông báo rằng query.iqy phải được mở trong Excel. Chọn Excel làm ứng dụng để mở tệp đã tải xuống query.iqy , sau đó nhấp vào OK. Một thông báo bảo mật của Microsoft Excel sẽ hiển thị khi bạn mở tệp đã tải xuống từ internet trong Microsoft Excel. Mục đích của thông báo này là giảm thiểu rủi ro từ các cuộc tấn công ransomware và nhiễm virus khác. Nhấp vào Enable để mở danh sách SharePoint mà bạn đang xuất sang bảng Excel.
Bây giờ một bảng sẽ mở ra trong Excel và quá trình xuất danh sách SharePoint đã hoàn tất. Lưu bảng dưới dạng tệp ở định dạng cần thiết, ví dụ: XLS hoặc XLSX. 
Làm mới dữ liệu trong Excel
Nếu các thay đổi được ghi vào danh sách SharePoint của bạn được lưu trữ trên trang nhóm trong SharePoint Online, bạn có thể làm mới dữ liệu trong bảng đã nhập vào Excel và cập nhật bảng của mình mà không cần thực hiện thao tác xuất/nhập mới. Dữ liệu trong Excel sẽ không được làm mới tự động ngay sau khi các thay đổi được lưu trong danh sách SharePoint; bạn cần thực hiện một thao tác thủ công để thực hiện việc này. Trong trường hợp này, bạn cần biết cách kết nối Excel với danh sách SharePoint.
Hãy thêm một dòng mới Switches vào danh sách SharePoint.
Như bạn có thể thấy, bảng Excel mà chúng ta đã nhập trước đó không được cập nhật tự động với dữ liệu mà chúng ta đã thêm vào danh sách SharePoint (dòng Switches ). Chúng ta cần cập nhật nó bằng cách chuyển đến tab Data và nhấp vào Connections trong Excel.
Cửa sổ Workbook Connections sẽ mở ra. Nhấp vào Refresh để làm mới dữ liệu trong bảng Excel của bạn, sau đó bạn có thể đóng cửa sổ này.
Dữ liệu đã được cập nhật trong Excel, và dòng Switches được thêm vào phía dưới bảng Excel của chúng ta mà không cần phải xuất lại toàn bộ dữ liệu.
Lưu ý rằng dữ liệu chỉ được làm mới theo một chiều. Nếu bạn thay đổi dữ liệu trong bảng Excel và nhấp vào Refresh, danh sách SharePoint sẽ không được cập nhật.
Nếu bạn không cần cập nhật dữ liệu trong bảng Excel hiện tại, hãy truy cập Data > Connections, chọn một truy vấn và nhấp vào Remove.
Kết luận
Microsoft cung cấp tích hợp tốt giữa SharePoint Online và Excel vì cả hai đều là sản phẩm của Microsoft. Có ít nhất bốn phương pháp để xuất dữ liệu từ bảng Excel sang danh sách SharePoint. Các phương pháp được đề cập trong bài viết này đều có ưu và nhược điểm mà bạn nên lưu ý khi chọn phương pháp phù hợp với mình. Chọn phương pháp phù hợp tùy thuộc vào việc bạn muốn thực hiện thủ công, sử dụng Excel hay sử dụng ứng dụng khác. Việc xuất dữ liệu từ danh sách SharePoint sang Excel rất đơn giản và phù hợp với tất cả người dùng SharePoint Online.
Khi sử dụng SharePoint Online và Office 365 nói chung, đừng quên sao lưu dữ liệu của bạn. NAKIVO Backup & Replication hỗ trợ sao lưu dữ liệu Office 365 cho Exchange Online, OneDrive for Business và SharePoint Online.
