Lưu trữ email trong Office 365: Cách kích hoạt tính năng lưu trữ
Hộp thư lưu trữ trong Microsoft 365 có thể được sử dụng để cải thiện việc quản lý dữ liệu email. Việc quản lý hàng terabyte dữ liệu email nhằm duy trì tuân thủ quy định và đảm bảo tính sẵn sàng của dữ liệu cho các cuộc kiểm toán nội bộ có thể là một thách thức.
Trong bài viết blog này, chúng tôi sẽ giải thích hộp thư lưu trữ là gì, cũng như những lợi ích và hạn chế cần xem xét trước khi bạn bắt đầu sử dụng chúng. Ngoài ra, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách kích hoạt tính năng lưu trữ hộp thư trong Office 365 thông qua giao diện người dùng (GUI) và các lệnh PowerShell.
Hiểu về Hộp thư lưu trữ
Hộp thư lưu trữ trong Office 365 thực chất là một không gian lưu trữ bổ sung dành cho email của bạn. Bạn có thể giải phóng dung lượng trong kho lưu trữ chính để chứa dữ liệu mới hơn và giảm tải cho máy chủ bằng cách chuyển các mục cũ hơn, bao gồm email, tài liệu, hình ảnh và nhiều loại tệp khác, sang kho lưu trữ. Các tổ chức cần lưu trữ dữ liệu email trong một khoảng thời gian nhất định do yêu cầu tuân thủ hoặc chính sách nội bộ có thể tận dụng lợi ích từ các hộp thư này.
Lợi ích và hạn chế
Các lợi ích của việc kích hoạt tính năng lưu trữ email Office 365 bao gồm:
- Tối ưu hóa quản lý. Bạn có thể sử dụng hộp thư chính để truy cập nhanh các chuỗi email hiện tại và chuyển các email cũ sang kho lưu trữ. Điều này giúp cải thiện hiệu suất và làm cho việc tìm kiếm dữ liệu trở nên hiệu quả và thuận tiện hơn.
- Tuân thủ quy định. Hộp thư lưu trữ cung cấp không gian lưu trữ bổ sung và làm giảm nguy cơ xóa nhầm các email đã lưu trữ. Điều này có nghĩa là bạn có thể tuân thủ các chính sách lưu trữ dữ liệu mà không làm quá tải hộp thư chính.
- Tự động hóa lưu trữ. Hãy cân nhắc kích hoạt tính năng tự động mở rộng dung lượng trong Office 365 sau khi kích hoạt các hộp thư lưu trữ. Tính năng tự động mở rộng hộp thư có nghĩa là sau khi người dùng đạt đến giới hạn lưu trữ đã đặt, hệ thống sẽ tự động mở rộng dung lượng thêm 10 gigabyte. Trong trường hợp này, bạn không cần phải nhờ đến người dùng hoặc chuyên gia CNTT để thêm dung lượng lưu trữ.
Mặt khác, sau khi kích hoạt hộp thư lưu trữ, đội ngũ CNTT sẽ phải đối mặt với những thách thức trong quản lý dữ liệu trong một môi trường phức tạp hơn. Tuy nhiên, một chuyên gia có trình độ có thể giám sát các tài khoản Microsoft 365, kiểm tra dung lượng lưu trữ khả dụng và sử dụng các lệnh PowerShell để hoàn thành các tác vụ quản lý nhanh hơn mà không làm giảm hiệu quả.
Triển khai hộp thư lưu trữ
Để thiết lập hộp thư lưu trữ trong Office 365, bạn cần có quyền thích hợp trong hệ thống và hoàn thành một số quy trình cấu hình nhất định. Đầu tiên, hãy xem xét các quyền.
Tổng quan về quyền
Lưu ý rằng các quyền cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào phiên bản Office 365 và vai trò của tài khoản của bạn. Các quyền phổ biến cần thiết bao gồm:
- Quản trị viên Exchange. Bạn cần các quyền này hoặc các quyền tương tự để kích hoạt hộp thư lưu trữ. Với tư cách là Quản trị viên Exchange, bạn có thể quản lý cài đặt Exchange Online. Cấu hình hộp thư lưu trữ cũng thuộc danh mục này.
- Quản lý tổ chức. Vai trò này cung cấp quyền quản trị và quyền truy cập đầy đủ vào các thành phần của Office 365. Trong một số trường hợp nhất định, bạn có thể cần được gán vai trò này để kích hoạt hộp thư lưu trữ.
- Quản lý tuân thủ. Với vai trò này, bạn có thể quản lý các tính năng tuân thủ và cài đặt liên quan trong Office 365. Điều này là bắt buộc để kích hoạt tính năng lưu trữ của Microsoft 365 nhằm bảo quản email và duy trì tuân thủ quy định.
- Nhập/Xuất Hộp thư. Người dùng Microsoft 365 có vai trò này có thể nhập dữ liệu vào hộp thư lưu trữ (cũng như xuất dữ liệu đó ra khỏi hộp thư).
Khi các quyền cần thiết đã được thiết lập cho tài khoản của bạn, bạn có thể tạo hộp thư lưu trữ.
Kích hoạt tính năng lưu trữ hộp thư trong Office 365
Lưu ý rằng sau khi hộp thư lưu trữ được kích hoạt, hệ thống sẽ kiểm tra xem các mục trong hộp thư chính có tuân thủ chính sách lưu trữ vừa được gán hay không. Các mục được tạo trước ngày được chỉ định trong chính sách sẽ được chuyển sang kho lưu trữ mới được mở. Thời gian mặc định để chính sách lưu trữ chuyển các mục từ hộp thư chính sang kho lưu trữ là hai năm kể từ ngày mục đó được gửi hoặc tạo.
Để kích hoạt hộp thư lưu trữ, hãy thực hiện các bước sau:
- Đăng nhập vào Trung tâm quản trị Exchange (EAC), sau đó tìm
Recipients > Mailboxes. - Từ danh sách hộp thư, chọn tài khoản mà bạn cần kích hoạt tính năng lưu trữ.
- Cửa sổ bật lên sẽ hiển thị. Chọn
Others. Trong phầnMailbox archive, nhấp vàoManage mailbox archive. - Sau đó, trên bảng
Manage mailbox archive, tìm và bậtMailbox archive. Cuối cùng, nhấp vàoSave.
Việc tạo hộp thư lưu trữ có thể mất vài giây. Sau khi hoàn tất, trạng thái Lưu trữ của người dùng trong danh sách sẽ chuyển sang Hoạt động. Tuy nhiên, các thay đổi trạng thái có thể không hiển thị cho đến khi bạn làm mới trang web.
Hãy cùng tìm hiểu cách kích hoạt lưu trữ hộp thư Office 365 qua PowerShell.
Để kích hoạt hộp thư lưu trữ cho một tài khoản duy nhất, hãy chạy lệnh cmdlet này:
Enable-Mailbox -Identity
Để kích hoạt hộp thư lưu trữ cho mọi người dùng trong tổ chức của bạn, hãy sử dụng lệnh cmdlet này:
Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Eq "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Enable-Mailbox -Archive
LƯU Ý: Sau khi bạn kích hoạt tính năng lưu trữ cho một tài khoản có hộp thư được đặt trong chính sách lưu giữ hoặc giữ lại để phục vụ tố tụng, thư mục Recoverable Items (Các mục có thể khôi phục) trong hộp thư chính sẽ có 105 GB dung lượng lưu trữ thay vì 100 GB tiêu chuẩn. Điều này cung cấp dung lượng trống để lưu trữ các mục đã xóa ngay cả khi tính năng tự động mở rộng bị tắt. Dung lượng cảnh báo cho thư mục này cũng được tăng từ 90 lên 95 gigabyte.
Vô hiệu hóa hộp thư lưu trữ
Để vô hiệu hóa hộp thư lưu trữ qua giao diện người dùng (GUI), bạn có thể tìm thấy các tùy chọn tương tự trong Trung tâm quản trị Exchange. Điểm khác biệt duy nhất là bạn cần tắt tính năng Lưu trữ hộp thư bằng cách nhấn lại vào nút chuyển đổi Mailbox archive status .
Bạn có 30 ngày để kích hoạt lại hộp thư lưu trữ mà không bị mất các mục đã lưu trữ. Trong trường hợp đó, bạn có thể khôi phục nội dung đã lưu trữ. Nếu vượt quá thời hạn 30 ngày, nội dung của hộp thư lưu trữ đã vô hiệu hóa sẽ bị xóa vĩnh viễn mà không thể khôi phục. Việc kích hoạt lại tính năng này cho một tài khoản sau 30 ngày có nghĩa là tạo một hộp thư lưu trữ mới.
Như đã đề cập ở trên, chính sách mặc định thiết lập việc di chuyển các mục vào hộp thư lưu trữ sau hai năm kể từ khi các mục đó được tạo hoặc nhận. Việc vô hiệu hóa hộp thư lưu trữ không gây ra bất kỳ tác động nào đối với nội dung của hộp thư chính.
Để vô hiệu hóa hộp thư lưu trữ trong Office 365 cho một tài khoản cụ thể thông qua PowerShell, hãy chạy lệnh cmdlet này, trong đó
Disable-Mailbox -Identity
Để vô hiệu hóa hộp thư lưu trữ cho tất cả các tài khoản có hộp thư lưu trữ được bật, hãy sử dụng lệnh này:
Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Ne "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Disable-Mailbox -Archive
Nâng cao bảo vệ dữ liệu lưu trữ Microsoft 365
Coi các mục đã lưu trữ là dữ liệu được bảo vệ hoặc thậm chí là bản sao lưu là một sai lầm có thể dẫn đến mất dữ liệu nhạy cảm và các khoản phạt do vi phạm quy định. Mặc dù được thiết lập và quản lý riêng biệt, hộp thư lưu trữ vẫn là một phần của tài khoản Microsoft 365. Nếu bạn mất quyền truy cập vào tài khoản đó hoặc gặp sự cố từ phía Microsoft, bạn sẽ không thể truy cập dữ liệu lưu trữ.
Sao lưu các mục Microsoft 365 cục bộ sử dụng tính năng xuất sang các tệp khác nhau là cách mặc định để có bản sao dữ liệu dự phòng. Mặc dù tùy chọn này không liên quan đến các giải pháp của bên thứ ba và có thể phù hợp với cá nhân, ngay cả tổ chức nhỏ nhất cũng cần một quy trình bảo vệ dữ liệu tập trung, tự động và tối ưu hóa hơn cho các mục Office 365.
Sao lưu và khôi phục Microsoft 365 trong NAKIVO Backup & Replication là giải pháp phù hợp để dễ dàng sao lưu dữ liệu của bạn trong Exchange Online, Microsoft Teams, OneDrive for Business và SharePoint Online. Tạo các bản sao lưu gia tăng nhanh chóng cho dữ liệu Microsoft 365 và lưu trữ chúng cục bộ để đảm bảo tính sẵn sàng và khả năng khôi phục của toàn bộ tài khoản. Bạn cũng có thể sử dụng chức năng tìm kiếm tiện lợi để nhanh chóng tìm và khôi phục các mục cụ thể trong vài giây và duy trì tuân thủ quy định ngay cả khi các kho lưu trữ hộp thư bị vô hiệu hóa hoặc không khả dụng.
Kết luận
Tính năng lưu trữ email của Office 365 cho phép các tổ chức lưu giữ email để tuân thủ các quy định và tùy chỉnh chính sách lưu trữ dữ liệu trong hệ sinh thái của Microsoft. Bạn có thể bật hoặc tắt hộp thư lưu trữ cho một tài khoản cụ thể thông qua giao diện người dùng (GUI). PowerShell cung cấp các tính năng tương tự, đồng thời cho phép quản lý hiệu quả hơn tất cả các tài khoản Microsoft 365 trong tổ chức bằng các lệnh phù hợp.
