Office 365 グループと配布リスト：徹底比較
配布リストとOffice 365グループは、Microsoft Office 365ユーザーの間で広く活用されている便利な機能です。Office 365を初めてご利用になる方には、配布リストとOffice 365グループを比較・対照したこのブログ記事が役立ちます。
配布リストとは何ですか？
配布リストとは、複数の受信者にメールを送信する際、宛先のメールアドレスを一つずつ手動で入力することなく利用できるメールアドレスのリストのことです。配布リストの名前は、通常のメールアドレスの形式と同じです。たとえば、次のような配布リストを作成することができます。 developers@domain.comこのリストには、開発者のメールアドレスを複数記載することができます(developer0@domain.com, developer1@domain.com, developer2@domain.comなど)。
新しいアプリケーションのバージョン変更について全開発者に通知する必要がある場合、開発者一人ひとりのメールアドレスを入力するのは時間がかかり、面倒な作業になります。その代わりに、配布リストの名前を入力することで(developers@domain.com) を受信先アドレスとして指定すると、そのメールはリストに登録されているすべての開発者に送信されます。配布リストは、連絡先グループ、配布グループ、またはOutlookグループと呼ばれることもあります。
Office 365 グループとは何ですか？
Office 365 グループは、チーム内の他のユーザーと共同作業を行い、チームレベルまたはプロジェクトレベルで定義されたポリシーに従ってドキュメントを編集するために使用される、アプリケーションを横断する特別なサービスです。この機能の設定は Azure Active Directory に保存されますが、Active Directory グループと Office 365 グループを混同しないようにしてください。 Office 365 でグループを作成し、そのグループにメンバーを追加すると、追加されたユーザーには共有データを編集するための権限が自動的に付与されます。また、グループはユーザーのメールアドレスに関連付けられます。
Office 365 グループを使用すると、複数のユーザーにメールを送信する際に、1 通のメッセージあたりのユーザー数制限を回避できます。Office 365 グループは機能であり、Office 365 Access や Office 365 Visio のような独立した製品ではありません。
Office 365 グループと配布リストの管理
よく聞かれる質問として、"Office 365 で配布リストを管理するにはどうすればよいですか？"というものがあります。ユーザーは、自分が所有するグループであれば、Office 365 内でそのグループを管理できます。外部ユーザーが配布リストやそのメンバーにメールを送信できるようにすることも可能です。
配布リストは Office 365 グループにアップグレードできます。まず、PowerShell コマンドレットを使用して、配布リストがアップグレード可能かどうかを確認する必要があります。
Get-EligibleDistributionGroupForMigration
問題がなければ、次のコマンドレットを使用して、Office 365 配布リストを Office 365 グループにアップグレードします:
Upgrade-DistributionGroup
創造
Office 365 でグループを作成するには？Office 365 のグループは、管理者やエンドユーザーが手動で作成できます。また、SharePoint Online、Teams、Planner、Yammer などの関連する Microsoft アプリケーションによって自動的に作成される場合もあります。 Office 365 でグループを作成できるのは誰ですか？管理者は、Exchange 管理センター、Office 365 管理センター、および高度な機能を提供する PowerShell を使用してグループを作成できます。さまざまなバージョンの Outlook を使用しているエンドユーザーは、[ Home > New Group およびグループメンバーの追加。組織外のユーザーを組織の配布リスト(アドレス帳)に追加した場合、その外部ユーザーは Office 365 グループのメンバーになることはできません。
Outlook の配布リストは、エンドユーザーが MS Office Outlook のアドレス帳設定で新しい連絡先グループとして作成できます。これらの設定には、 People Outlookの[連絡先]タブ。必要に応じて、配布リストに新しいメンバーを追加できます。Outlookの配布リストを作成すると、その配布リストはOutlookの[連絡先]フォルダーに表示されます。Office 365の配布リストは、 People ポータル内のタイトル。グローバルアドレスリストに連絡先がない場合は、その場で連絡先を追加できます。
削除
Office 365 グループおよび Outlook の配布リストは、作成に使用したツールを使用して削除できます。
配布リストは PowerShell で削除できます。たとえば、次のコマンドで空の配布リストを検索できます:
get-distributiongroup |? {!(get-distributiongroupmember $_.PrimarySMTPAddress).count}
見つかった配布リストを削除できます:
get-distributiongroup |? {!(get-distributiongroupmember $_.PrimarySMTPAddress).count} | Remove-DistributionGroup -WhatIf
削除後の復元
配布リストは、一度削除すると復元できません。
Office 365 グループは、Microsoft 365 管理センターで削除後 30 日以内であれば復元可能です。
PowerShell コマンドレット
配布リストとMicrosoftグループを管理するためのコマンドレットは異なりますが、ほとんどの場合、同様の属性を使用します。
配布リスト用のコマンドレット:
Set-DistributionGroup
Office 365 グループ用のコマンドレット:
Set-UnifiedGroup
配布リストに対して、グループ用の属性を使用してコマンドレットを実行しようとすると、ほとんどの場合、そのコマンドは正常に動作します。また、以下の方法についてもご参照ください。 PowerShell で Exchange Online に接続する.
共有メールボックスとカレンダー
Office 365 グループでは、会議やその他のグループイベントのスケジュール設定に使用できるカレンダーがサポートされています。共有カレンダーを利用することで、グループメンバーは、カレンダー用に個別のメールボックスや SharePoint サイトを設定するよう IT 部門に依頼する必要がなくなります。ユーザーは、この目的のために Outlook からアクセス可能なパブリックフォルダーを使用できます。
共有メールボックスを使用する場合、すべてのメールはグループメンバーのメールボックスに配信されるだけでなく、グループ専用の共有メールボックスにも保存されます。 メールはスレッドとして保存されるため、新しいグループメンバーは過去に送信されたメールのスレッドを確認できます。グループの新規メンバーは、希望するメールの種類に応じて関与レベルを選択できます。従来のOutlookメールクライアントなしでは、共有メールボックスの操作は容易ではない場合があります。
配布リストは、共有メールボックスやカレンダーをサポートしていません。配布リストの新規メンバーは、自分がリストに参加する前に送受信された過去のメールメッセージを確認することはできません。
その他の共有オプション
このセクションに記載されているその他の共有オプションは、Office 365 グループでのみ利用可能であり、配布リストでは利用できません。OneDrive ストレージは、グループがファイルやカレンダーデータを保存するために使用できます。グループのメンバーは、共有の OneDrive クラウドストレージにデータを保存できます。SharePoint Online は、Office 365 のグループでサポートされている、コラボレーションのためのもう 1 つの共有ツールです。OneNote ノートブックを使用すると、ノート(テキスト)を共同で作成・編集することができます。
ユースケース
Office 365 グループと配布リストの両方を使用して、メールを送信することができます。 メール送信のみが必要な場合は、配布リストを使用してください。追加のコラボレーション機能が必要な場合は、グループを使用してください。
なお、コラボレーション、会議、チャット、メモのための共有プラットフォームである Microsoft Teams でチームを作成すると、Office 365 によって自動的に Office 365 グループが作成されます。グループは独立して使用できますが、同時に Microsoft Teams の機能の一部でもあります。
結論
Office 365 では、組織内の数千ものアカウントに対応しており、グループ機能を利用することで、共通の特性を持つユーザーアカウントを効率的に管理できます。この機能は、配布リストを刷新したもので、配布リストの代わりに使用できるほか、配布リストと比較してユーザーのコラボレーションをより充実させる機能を提供します。ただし、単に複数のユーザーにメールを送信するだけであれば、Office 365 では引き続き配布リストを使用することも可能です。必要に応じて、いつでもグループへ移行することで、配布リストをアップグレードすることができます。 組織内での Microsoft Office 365 のバックアップを忘れずに行ってください。
