Comparación entre SharePoint y OneDrive: descripción general completa
Office 365 es un servicio en la nube muy popular entre los que ofrece Microsoft. SharePoint es un componente de Microsoft Office y OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube. Ambos servicios se pueden utilizar para guardar archivos en la nube, pero presentan tanto diferencias como similitudes. Microsoft promociona activamente sus servicios en la nube, incluidos SharePoint Online y OneDrive, y si has decidido utilizar los servicios mencionados de Microsoft, es importante que sepas cuál se adapta mejor a tus necesidades.
Esta entrada del blog compara Microsoft Office SharePoint y OneDrive, y analiza sus usos prácticos, funciones y las diferencias entre OneDrive y SharePoint para ayudarte a decidir qué servicio utilizar.
¿Qué es SharePoint?
SharePoint es una plataforma de software diseñada para mejorar los procesos de trabajo en grandes organizaciones y destinada a facilitar la colaboración entre los usuarios, la gestión del flujo de trabajo de documentos y la automatización de procesos. Puedes crear un portal de SharePoint que incluya sitios wiki, blogs y paneles de control en los que publicar documentos y comentarios. Las principales funciones de SharePoint son:
- Un portal de SharePoint permite crear un sitio web corporativo interno.
- Los usuarios pueden colaborar y editar simultáneamente un archivo compartido en el servidor, así como intercambiar documentos, noticias, enlaces y otros recursos.
- Control de la resolución de tareas y seguimiento de las tareas en curso.
- La capacidad de crear una estructura empresarial transparente en formato electrónico.
- Mejora de la comunicación entre departamentos y empleados. Puedes crear paneles de control para debatir sobre proyectos y tareas.
- Automatización de los procesos empresariales: no es necesario realizar manualmente una larga lista de operaciones, lo que permite a tus empleados ahorrar tiempo.
La interfaz de un portal de SharePoint te permite generar informes, notificar a los empleados sobre eventos importantes, publicar noticias, ajustar los procesos empresariales mediante formularios y crear perfiles del usuario. SharePoint cuenta con numerosas funciones y puede integrarse con otras aplicaciones de Microsoft Office y servicios de mensajería.
Al mismo tiempo, debes tener en cuenta otros aspectos del uso de SharePoint antes de pasar a la comparación entre SharePoint y OneDrive:
- El gran número de funciones hace que el producto sea pesado y que su instalación resulte complicada. Los usuarios deben dedicar tiempo a familiarizarse con el producto y sus funciones.
- La integración de SharePoint con los productos de Microsoft es buena, pero su compatibilidad con el software desarrollado por otros proveedores es baja.
- La instalación de SharePoint conlleva costes adicionales en concepto de licencias, productos de pago (componentes) y un proceso de instalación complejo.
- El tiempo necesario para instalar SharePoint en una infraestructura local puede ser prolongado debido a la complejidad del proceso de instalación.
¿Cómo se instala SharePoint?
SharePoint es un producto de software que constituye un componente opcional de Microsoft Office. Ten en cuenta que Microsoft Office se puede implementar de tres formas diferentes: Microsoft Office 2016 (u otras versiones independientes o locales, como 2010, 2012, 2019, etc.), Microsoft Office 365 y Microsoft Office Online.
Office 365 es una solución que se ejecuta en una nube pública de Microsoft. Si utilizas SharePoint como parte de Office 365, puedes evitar el complejo proceso de instalación que requiere una versión independiente de SharePoint, como SharePoint Server 2016. Sin embargo, si instalas SharePoint 2016 en tu infraestructura local, todos los datos se almacenan en tus propios servidores y no están disponibles para servidores de terceros. Office 365 se ofrece como un servicio de suscripción y hay que pagar cada mes. Office 365 está siempre disponible en la última versión de Microsoft Office e incluye todas las actualizaciones recientes, pero es necesario tener acceso a Internet al menos una vez al mes para activar la licencia.
Office 2016 (y otras versiones independientes o locales) solo hay que comprarlo una vez y se puede utilizar durante un periodo de tiempo ilimitado. Después de instalar las aplicaciones de Microsoft Office, estarán siempre disponibles en el dispositivo utilizado para la instalación, tanto para ti como para tus compañeros, independientemente de si hay conexión a Internet.
Office Online es una versión gratuita de Microsoft Office con funciones limitadas que se pueden utilizar en un navegador web. Word, Excel, PowerPoint y OneNote forman parte de Office Online. SharePoint no está incluido en las aplicaciones de Office Online. Aunque resulte un poco confuso, SharePoint Online se clasifica como un componente de Office 365. En esta entrada del blog, solo se analiza SharePoint Online —que forma parte de Office 365— en la comparación entre SharePoint y OneDrive.
¿Qué es OneDrive?
Microsoft OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube que permite a los usuarios guardar archivos en la nube de Microsoft. OneDrive se conocía anteriormente como SkyDrive, FolderShare, Windows Live Office y LiveMesh. Puedes acceder a OneDrive con o sin navegador web instalando la aplicación de OneDrive. Existen dos tipos de OneDrive: OneDrive y OneDrive para la Empresa.
OneDrive es un espacio personal en la nube destinado al almacenamiento de archivos para usuarios particulares. Todos los usuarios que dispongan de una cuenta de Microsoft pueden almacenar 5 GB de archivos en OneDrive de forma gratuita. Si un usuario desea disponer de más espacio de almacenamiento en OneDrive, deberá adquirir una suscripción personal a Office 365 o una suscripción a OneDrive de 100 GB. Si adquieres una suscripción a Office 365 Personal, obtendrás más funciones de OneDrive en comparación con la suscripción que solo ofrece almacenamiento. Podrás subir archivos a OneDrive, acceder a OneDrive desde diferentes dispositivos y sincronizar la carpeta de OneDrive en esos dispositivos con el almacenamiento en la nube de OneDrive. Podrás compartir archivos y carpetas en OneDrive con los usuarios que necesites.
OneDrive para la Empresa (anteriormente conocido como SkyDrive Pro) es igual que OneDrive, pero contiene funciones adicionales destinadas a fines empresariales. Un administrador de la organización gestiona OneDrive para la Empresa para que los usuarios de tu equipo puedan colaborar en documentos y otros archivos. El administrador puede restringir las opciones de uso compartido de los usuarios. Para utilizar OneDrive para la Empresa, el usuario debe iniciar sesión con una cuenta de trabajo, no con una cuenta personal. Las políticas de retención especiales disponibles para OneDrive para la Empresa permiten a los administradores recuperar archivos eliminados por los usuarios. Varios usuarios pueden editar un documento al mismo tiempo, y también está disponible el control de versiones de los documentos.
OneDrive para la Empresa se puede utilizar de forma independiente (plan Office 365 para empresas) y junto con SharePoint Online (plan Office 365 para empresas Premium). Las bibliotecas de SharePoint de una empresa se pueden sincronizar con el ordenador local de un usuario mediante OneDrive. OneDrive para la Empresa y SharePoint Online se pueden integrar entre sí. Para imaginar mejor cómo se lleva a cabo la integración de estas dos plataformas, se puede considerar OneDrive como el almacenamiento de fondo y SharePoint como la interfaz de usuario. Un enlace a los archivos compartidos en OneDrive se puede utilizar como enlace para SharePoint Online. Ahora, después de la explicación sobre SharePoint y OneDrive, comparemos SharePoint y OneDrive para la Empresa desde varios puntos de vista.
SharePoint frente a OneDrive: usos prácticos
El principal uso práctico de SharePoint es la colaboración entre usuarios y la edición simultánea de archivos compartidos. Se recomienda el uso de SharePoint para equipos. Para ello, se crea un portal web interno y se pueden configurar herramientas de análisis. En cuanto a OneDrive, el principal uso práctico es el almacenamiento de archivos y su uso compartido cuando sea necesario. No se puede crear un sitio web en la plataforma de OneDrive, pero sí se puede utilizar OneDrive como almacenamiento para un sitio web creado con SharePoint. OneDrive para la Empresa se utiliza para los empleados y para proyectos individuales. Los datos almacenados en SharePoint no son datos privados de un usuario. OneDrive se puede utilizar opcionalmente para almacenar backups en la nube.
SharePoint frente a OneDrive: intercambio de archivos
Ambas plataformas se pueden utilizar para compartir archivos, lo cual es una opción similar. Sin embargo, existe una diferencia entre OneDrive y SharePoint. SharePoint se utiliza para crear un sitio interno de uso dentro de una empresa con el fin de compartir documentos, facilitar la colaboración entre usuarios y editar documentos. Un administrador del sistema de la empresa define qué archivos pueden compartir los usuarios y a cuáles pueden acceder. Al utilizar OneDrive para la Empresa, los archivos son privados y otros usuarios no pueden acceder a ellos hasta que el usuario (propietario) los comparta. Los archivos personales de OneDrive se pueden compartir y guardar en el sitio de equipo de SharePoint.
| SharePoint | OneDrive |
| Ofrece un sistema de colaboración y uso compartido | Ofrece almacenamiento en la nube para un equipo |
| Cualquier persona con acceso a Internet puede acceder a él | Cualquier persona con acceso a Internet puede acceder a él |
| Se puede gestionar mediante las propiedades y permisos del sistema de Azure Active Directory | Se puede gestionar mediante los permisos del sistema de Azure Active Directory y las políticas de uso compartido de archivos |
Las capacidades de uso compartido de SharePoint son más amplias que las de OneDrive.
SharePoint frente a OneDrive: cifrado
Tanto SharePoint como OneDrive cifran los archivos y las conexiones a Internet, pero SharePoint ofrece más opciones de seguridad. Estos servicios de Microsoft admiten los protocolos de cifrado TLS y SHA-2, y las conexiones SSL utilizan claves de cifrado de 2048 bits. Según Microsoft, los datos se almacenan cifrados en servidores ubicados en centros de datos utilizados por las plataformas en la nube. Los datos de SharePoint Online y de OneDrive se cifran con BitLocker a nivel de disco.
Conclusión
La elección de la solución depende de las necesidades de tu empresa. Si necesitas almacenar archivos en la nube, o compartir archivos y, en ocasiones, editarlos simultáneamente junto con otros usuarios, puedes utilizar Microsoft OneDrive para la Empresa. Si necesita crear un portal web corporativo para la colaboración de un gran número de usuarios de su empresa, considere la posibilidad de utilizar SharePoint Online, que es un componente opcional de Microsoft Office 365. OneDrive para la Empresa se puede integrar con SharePoint y utilizarse como almacenamiento para el contenido subido a un sitio web basado en la plataforma SharePoint. Tanto OneDrive como SharePoint Online funcionan con la estabilidad inherente a los productos de Microsoft.
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