Cómo importar y exportar datos de Excel a listas de SharePoint y viceversa
A muchos usuarios de SharePoint Online les gusta utilizar listas porque las listas de SharePoint tienen el mismo aspecto que las tablas de Excel. Para facilitar la integración, Microsoft permite exportar tablas de Excel a listas de SharePoint y viceversa. Los usuarios suelen preguntar: ¿Cómo importo datos de SharePoint a Excel? ¿Cómo extraigo datos de SharePoint? ¿Cómo creo una lista de SharePoint en Excel? Esta entrada del blog te ayudará a responder a estas preguntas y explica cómo exportar tablas de Excel a listas de SharePoint y viceversa.
Método 1: cómo exportar datos de Excel a listas de SharePoint manualmente
La idea del primer método consiste en crear una lista vacía que contenga las mismas columnas que la tabla de Excel. El formato de los datos de las columnas debe ser el mismo para mantener la coherencia de los datos. A continuación, debes copiar manualmente los datos de cada columna de la tabla de Excel y pegarlos en la columna correspondiente de la lista de SharePoint.
Abre un archivo XLS, XLSX, CSV o de otro formato que contenga una tabla en Microsoft Excel, que debe estar instalado en tu ordenador. En mi ejemplo, he creado una tabla sencilla a modo de demostración. Puedes ver esta tabla abierta en Excel en la captura de pantalla que aparece a continuación.
Abre un navegador web e inicia sesión en tu cuenta de Office 365 (cuenta de Microsoft 365). Abre el sitio de tu equipo en SharePoint Online y crea una nueva lista. Llamemos a nuestra lista de prueba List02 e introduzcamos una descripción, por ejemplo, Importar Excel a una lista de SharePoint . También puedes consultar esta entrada del blog sobre SharePoint Online para obtener más información sobre sitios, listas y bibliotecas.
Una vez que hayas creado una nueva lista de SharePoint, crea las columnas adecuadas haciendo clic en +Add column. Las columnas deben tener los mismos nombres y formato de datos que las columnas de la tabla de Excel de origen.
En la ventana que se abre, introduce un nombre, una descripción y un tipo, y define otros parámetros necesarios para la columna. A continuación, haz clic en Save.
La lista contiene ahora todas las columnas necesarias, pero sigue vacía. Para empezar a copiar datos a una lista de SharePoint, debes ver la lista como una tabla. Para ello, haz clic en Edit in grid view. Ya estás listo para copiar datos de Excel a la lista de SharePoint.
Selecciona los datos de una columna de una tabla de Excel y pulsa Ctrl+C para copiar los datos seleccionados al portapapeles. En la captura de pantalla siguiente puedes ver los datos de la columna Nombre seleccionados.
Puedes mover columnas (hacia la izquierda y hacia la derecha) después de crearlas en una lista de SharePoint. Selecciona la celda vacía de la columna deseada (la columna Nombres en nuestro caso) y pulsa Ctrl+V para pegar los datos que has copiado al portapapeles. La columna Nombrem contiene ahora todos los datos necesarios en nuestro ejemplo. De forma similar, copia y pega los datos en las demás columnas.
Una vez que hayas transferido los datos a todas las columnas de tu lista de SharePoint, puedes salir de la vista de cuadrícula. Hemos finalizado la copia de los datos de una tabla de Excel a una lista de SharePoint. En la captura de pantalla siguiente puedes ver cómo queda nuestra lista después de copiar todos los datos. 
La ventaja de este método es que es fácil de usar cuando no tienes muchas tablas o columnas.
La desventaja es que consume tiempo e incomodo cuando tienes demasiadas columnas y tablas para copiar.
Método 2 – Cómo Exportar Datos Directamente de Excel a una Lista de SharePoint
La idea de este método es que deberías exportar tu tabla a una lista de SharePoint directamente desde Excel instalado en tu computadora. Excel debe ser capaz de conectarse a tu sitio de SharePoint. Debes proporcionar tus credenciales, y tu cuenta de Office 365 debe tener suficientes permisos para crear una lista de SharePoint en un sitio de SharePoint.
Abre Microsoft Excel instalado en tu computadora, y abre la tabla que deseas exportar a SharePoint en línea. Vamos a crear una tabla de prueba para nuestra publicación en el blog con algunos elementos de equipo y crear columnas con los proveedores que fabricaron estos elementos, los usuarios que son propietarios del elemento apropiado, y el precio de cada elemento.
Convierte una hoja de cálculo en una tabla antes de comenzar a exportar. Haz clic en Insert > Table.
En la ventana Crear Tabla , puedes dejar los valores predeterminados y presionar OK.
Ahora la vista de la tabla es un poco diferente, ya que los encabezados están marcados con otro color.
Selecciona cualquier nombre de columna en tu tabla, ve a la Design tab (Herramientas de Tabla), y escribe un nombre de tabla, por ejemplo, TestTable01 . No debería haber espacios en el nombre.
Selecciona la Design tab, haz clic en Export, luego haz clic en Export Table to SharePoint List…
Se muestra una ventana emergente. Hay dos pasos para completar.
Introduce la dirección de tu sitio de equipo en SharePoint, que es el destino para la tabla de Excel que deseas exportar. En mi caso, estoy usando la siguiente dirección: https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite
Introduce un nombre para tu tabla, por ejemplo: Excel a lista de SharePoint . Este nombre se usará como el nombre de la lista de SharePoint después de la exportación.
Introduce una descripción, por ejemplo: Importar Excel a lista de SharePoint .
Presiona Next para continuar.
Define los tipos de datos correctos para cada columna de la tabla exportada, luego presiona Finish.
Ahora Microsoft Excel se conecta al sitio de SharePoint que has seleccionado como destino para exportar la tabla de Excel a una lista de SharePoint. Excel necesita pasar la autenticación en Office 365 para exportar una tabla a una lista de SharePoint. Debes ingresar el nombre de usuario y la contraseña para tu cuenta de Office 365. 
Si tout est correct, le processus d’exportation sera terminé avec succès et vous devriez voir le message :
La table a été publiée avec succès et peut être consultée sur :
Ouvrez le lien fourni dans la fenêtre dans un navigateur Web.
Vous pouvez maintenant voir le tableau Excel exporté comme une liste dans SharePoint Online.
Vous pouvez ouvrir cette liste manuellement dans SharePoint Online en ouvrant votre site d’équipe et en allant à la section Site Contents dans le volet de navigation de l’interface Web.
L’avantage de cette méthode est qu’il est pratique d’exporter des données directement d’Excel vers une liste SharePoint. Tout ce dont vous avez besoin est Excel et l’accès à SharePoint Online. Aucune application tierce n’est requise.
Méthode 3 – Comment exporter des données d’Excel vers une liste SharePoint avec une application
L’idée de la troisième méthode est que vous devez utiliser une application spéciale SharePoint pour importer des feuilles de calcul d’Excel vers des listes SharePoint. Vous avez besoin de l’application Import Spreadsheet et d’un navigateur Web qui prend en charge les contrôles ActiveX, par exemple, Internet Explorer.
Ouvrez votre site d’équipe dans SharePoint Online, cliquez sur l’icône Settings et, dans le menu qui s’ouvre, appuyez sur Add an app.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous pouvez voir une liste de différentes applications SharePoint. Tapez importation dans le champ de recherche de cette page. Lorsque l’application Import Spreadsheet est trouvée, cliquez dessus.
Sur la page qui s’ouvre, vous devez entrer un nom et une description de la nouvelle liste SharePoint qui est créée après l’importation avec l’application.
Nom : Excel vers liste SharePoint
Description : Importer Excel vers liste SharePoint
Cliquez sur Browse et sélectionnez le fichier XLSX (ou un autre format de fichier Excel pris en charge par l’application) que vous souhaitez importer dans SharePoint sous forme de liste.
Appuyez sur Import.
ActiveX controls doit être activé dans votre navigateur Web. Si les contrôles ActiveX ne sont pas activés, vous verrez un message d’avertissement dans votre navigateur Web. Consultez la documentation de votre navigateur Web pour savoir comment activer les contrôles ActiveX. Les contrôles ActiveX sont un logiciel vous permettant d’interagir avec le contenu que vous parcourez sur le Web. Ils peuvent avoir accès à votre ordinateur et peuvent entraîner des problèmes de sécurité. Les contrôles ActiveX sont également connus sous le nom de plug-ins pour Internet Explorer.
L’avantage de cette méthode est qu’elle ne nécessite que peu d’intervention manuelle.
Les inconvénients de la méthode sont que vous devez configurer les contrôles ActiveX, ce qui peut être difficile ou non pris en charge par votre navigateur Web, et que vous devez utiliser une application Web spéciale pour SharePoint.
Método 4 – Cómo Exportar Datos desde Excel al Crear una Nueva Lista de SharePoint
Hay un método más que te permite importar una tabla de Excel a una lista de SharePoint al crear una nueva lista en SharePoint Online. No necesitas Excel u otras aplicaciones para utilizar este método. Solo abre tu navegador web e inicia sesión en SharePoint Online con tus credenciales de Office 365 (Microsoft 365).
Abre tu sitio de equipo en SharePoint Online, haz clic en el icono Settings, y pulsa Site contents.
En la página de Contenido del Sitio que se abre, haz clic en New > List.
Una nueva página sugiriendo que crees una lista se abrirá. En el lado izquierdo de la página, selecciona From Excel para crear una lista desde Excel. Introduce un nombre para tu nueva lista, por ejemplo, Importación desde SharePoint a Excel . Haz clic en Upload file, y selecciona un archivo de Excel (XLS, XLSX, u otros formatos compatibles) que desees importar como lista de SharePoint a SharePoint Online. Como alternativa, puedes seleccionar un archivo que ya haya sido cargado en un sitio de SharePoint. Pulsa Next para continuar.
Se reconoce una tabla en el archivo que hemos cargado. Verifica los tipos de columnas y asegúrate de que el formato de los datos es correcto para preservar la consistencia. Pulsa Create cuando estés listo para finalizar.
Una lista de SharePoint ha sido creada exitosamente y los datos han sido exportados de una tabla de Excel a una lista de SharePoint.
Las ventajas de este método son que no necesitas instalar Excel en tu computadora para exportar una tabla a SharePoint como una lista y no necesitas usar una aplicación de SharePoint.
Cómo Exportar una Lista de SharePoint a Excel
Puedes exportar una lista de SharePoint a una tabla de Excel con unos pocos clics utilizando una interfaz web de SharePoint Online.
Abre tu sitio de equipo en SharePoint Online, luego abre la lista de SharePoint que deseas exportar. Haz clic en Export to Excel.
Una ventana te notifica que consulta.iqy debe ser abierta en Excel. Selecciona Excel como aplicación para abrir el archivo consulta.iqy descargado, y pulsa OK. Aparece un aviso de seguridad de Microsoft Excel al abrir un archivo descargado de internet en Microsoft Excel. El propósito de este mensaje de notificación es reducir el riesgo de ataques de ransomware e infecciones con otros virus. Haz clic en Enable para abrir la lista de SharePoint que estás exportando a una tabla de Excel.
Ahora se abre una tabla en Excel y la exportación de la lista de SharePoint ha finalizado. Guarda la tabla como un archivo en el formato necesario, por ejemplo, XLS o XLSX. 
Actualizando datos en Excel
Si se escriben cambios en su lista de SharePoint almacenada en un sitio de equipo en SharePoint Online, puede actualizar los datos en la tabla que ha importado a Excel y actualizar su tabla sin la necesidad de realizar una nueva operación de exportación/ importación. Los datos en Excel no se actualizan automáticamente justo después de que se guardan los cambios en una lista de SharePoint; debe realizar una operación manual para hacer esto. Debe saber cómo conectar Excel a listas de SharePoint en este caso.
Agreguemos una nueva línea de Conmutadores en la lista de SharePoint.
Como puede ver, la tabla de Excel que hemos importado anteriormente no se actualiza automáticamente con los datos que agregamos a nuestra lista de SharePoint (la línea de Conmutadores ). Necesitamos actualizarla yendo a la pestaña Data y haciendo clic en Connections en Excel.
Se abre la ventana de Conexiones del libro de trabajo . Haga clic en Refresh para actualizar los datos en su tabla de Excel, luego puede cerrar esta ventana.
Los datos han sido actualizados en Excel, y la línea de Conmutadores se ha agregado en la parte inferior de nuestra tabla de Excel sin la necesidad de reexportar todos los datos.
Tenga en cuenta que los datos solo se actualizan en una dirección. Si cambia datos en su tabla de Excel y hace clic en Refresh, la lista de SharePoint no se actualiza.
Si no necesita actualizar datos en la tabla de Excel actual, vaya a Data > Connections, seleccione una consulta y haga clic en Remove.
Conclusión
Microsoft proporciona buena integración entre SharePoint Online y Excel, ya que ambos son productos de Microsoft. Hay al menos cuatro métodos para exportar datos de tablas de Excel a listas de SharePoint. Los métodos cubiertos en este artículo de blog tienen ventajas y desventajas de las que debe estar consciente al seleccionar un método adecuado para usted. Seleccione el método correcto dependiendo de si desea hacerlo manualmente, usar Excel, o usar otra aplicación. La exportación de datos desde una lista de SharePoint a Excel es sencilla y asequible para todos los usuarios de SharePoint Online.
Cuando use SharePoint Online y Office 365 en general, no olvide hacer backup de sus datos. NAKIVO Backup & Replication admite backup de datos de Office 365 para Exchange Online, OneDrive para la Empresa y SharePoint Online.
