Tại sao bạn không nên sử dụng SharePoint Online làm cơ sở dữ liệu
SharePoint là một hệ thống quản lý tài liệu dùng để lưu trữ tệp, sắp xếp tài liệu, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu cũng như hợp tác với người khác. Một số người dùng, những người có thể đã từng sử dụng MS Excel hoặc MS Access trước đây, có thể nghĩ rằng việc sử dụng SharePoint làm cơ sở dữ liệu là hoàn toàn được. Tuy nhiên, bất kể những lợi ích của phương pháp này là gì, bạn nên tránh sử dụng SharePoint làm cơ sở dữ liệu.
Trước khi đi vào các lý do khuyến cáo không nên sử dụng SharePoint như một cơ sở dữ liệu, đây là một số yếu tố có thể khiến người dùng cân nhắc sử dụng SharePoint như một cơ sở dữ liệu:
- Bạn không cần
dbaquyền truy cập để tạo một lược đồ mới - Một giao diện mở rộng sẵn sàng sử dụng cho quản lý dữ liệu
- Bạn không cần phải đồng bộ hóa các ứng dụng SharePoint với dữ liệu được lưu trữ ở các nơi khác
- Di chuyển dữ liệu mà không cần đồng bộ hóa
Cấu trúc dữ liệu
Trong SharePoint không có cấu trúc dữ liệu giống như cơ sở dữ liệu, và đây là lý do quan trọng khiến người dùng không nên sử dụng SharePoint như một cơ sở dữ liệu. Thoạt nhìn, các danh sách trong SharePoint trông giống như các bảng cơ sở dữ liệu với đầy đủ các cột và các kiểu dữ liệu khác nhau. Tuy nhiên, dữ liệu được tổ chức theo cách khác trong các cấu trúc này. SharePoint có sử dụng SQL Server không? SharePoint sử dụng MS SQL Server làm hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu để vận hành, nhưng SharePoint không được thiết kế để thực hiện các chức năng của một cơ sở dữ liệu thực sự. Cơ sở dữ liệu nội dung SharePoint là gì? Cơ sở dữ liệu nội dung là cơ sở dữ liệu dùng để lưu trữ dữ liệu SharePoint cho một hoặc nhiều bộ sưu tập trang. Đây là cơ sở dữ liệu được lưu trữ trên MS SQL Server dùng cho hoạt động của SharePoint.
So với các cơ sở dữ liệu quan hệ, SharePoint thiếu các mối quan hệ giữa các bảng. Dưới đây là các mối quan hệ dữ liệu còn thiếu trong SharePoint:
One to One. Một bản ghi trong một bảng có liên quan đến một bản ghi trong một bảng khác của cơ sở dữ liệu. Ví dụ, một bộ phận chỉ có thể có một người quản lý, và một người quản lý chỉ có thể quản lý một bộ phận.
One to Many. Một bản ghi trong một bảng có thể liên quan đến nhiều bản ghi trong một bảng khác. Ví dụ, một khách hàng có thể có nhiều đơn đặt hàng.
Many to many. Các bản ghi trong hai hoặc nhiều bảng có thể liên quan đến nhiều bản ghi trong một bảng khác. Ví dụ, khách hàng có thể mua nhiều sản phẩm, và sản phẩm có thể được mua bởi nhiều khách hàng.
Các tính năng cơ sở dữ liệu thiếu
Các tính năng cơ sở dữ liệu bị thiếu (hoặc gần như thiếu) trong SharePoint Online và SharePoint tại chỗ. Hãy xem qua các tính năng thiếu sót này từ SharePoint.
Khóa chính và khóa ngoại
Một cơ sở dữ liệu sử dụng các định danh duy nhất, bao gồm khóa chính và khóa ngoại, để xác định một bản ghi và liên kết các bảng có mối quan hệ cha-con. Khóa chính xác định duy nhất một bản ghi trong bảng; một bảng chỉ có thể có một khóa chính. Khóa chính bao gồm một hoặc nhiều cột và không được chứa giá trị NULL. Khóa ngoại là một cột hoặc một tập hợp các cột tham chiếu đến khóa chính trong một bảng khác và liên kết dữ liệu giữa các bảng. Không có mối quan hệ nào giữa các danh sách SharePoint, và các danh sách này không thể được liên kết theo cách tương tự như các bảng trong cơ sở dữ liệu.
Ngôn ngữ SQL
SQL (Structured Query Language) là một ngôn ngữ tiêu chuẩn cho phép bạn viết mã cho các truy vấn phức tạp trong cơ sở dữ liệu. Khi sử dụng cơ sở dữ liệu thực, bạn có thể lưu các truy vấn và tái sử dụng chúng. Chức năng này không có trong SharePoint. SharePoint chỉ hỗ trợ các truy vấn CAML, Odata và các truy vấn tìm kiếm. Bạn không nên truy vấn trực tiếp cơ sở dữ liệu SharePoint (cơ sở dữ liệu MS SQL được SharePoint sử dụng để lưu trữ nội dung SharePoint) bằng SQL vì điều này có thể gây ra các vấn đề về tính ổn định và vi phạm nguyên tắc EULA (end user license agreement).
Các thủ tục lưu trữ
Các thủ tục lưu trữ là một phần của ngôn ngữ SQL. Một thủ tục lưu trữ là một nhóm các câu lệnh SQL, tức là một khối mã có thể tái sử dụng được tạo và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Thủ tục lưu trữ được hỗ trợ bởi hầu hết các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS). Thủ tục lưu trữ mang lại nhiều lợi ích. Bạn có thể tập trung logic truy cập dữ liệu tại một vị trí duy nhất với khả năng tối ưu hóa. Về mặt bảo mật, người dùng không cần quyền đọc/ghi trên các bảng cơ sở nếu được cấp quyền thực thi thủ tục lưu trữ. Bạn không thể sử dụng thủ tục lưu trữ khi sử dụng SharePoint.
Giao dịch
Một giao dịch là một đơn vị công việc đại diện cho bất kỳ thay đổi nào trong cơ sở dữ liệu và có thể được xem như “một khối thống nhất”. Một ví dụ về giao dịch là khi bạn rút tiền từ một tài khoản ngân hàng (nguồn) và chuyển tiền sang một tài khoản ngân hàng khác (đích). Hai hành động này là các thành phần của một giao dịch. Nếu hành động đầu tiên thành công nhưng hành động thứ hai thất bại, tiền sẽ được chuyển trở lại tài khoản ngân hàng nguồn để duy trì tính toàn vẹn của giao dịch. Đây là việc hoàn tác giao dịch. Tương tự, các thay đổi sẽ được hoàn tác trong cơ sở dữ liệu khi giao dịch thất bại, và dữ liệu không bị mất. SharePoint không hỗ trợ việc hoàn tác giao dịch.
Chỉ mục và tối ưu hóa truy vấn
Chỉ mục và tối ưu hóa truy vấn được sử dụng để cải thiện hiệu suất cơ sở dữ liệu. Các trường được sử dụng thường xuyên có thể được lập chỉ mục trước, từ đó cải thiện hiệu suất tổng thể. Cơ sở dữ liệu có thể được tối ưu hóa cho việc truy xuất dữ liệu bằng cách sử dụng các kỹ thuật tối ưu hóa như tạo các chỉ mục đến vị trí lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Phương pháp này nhanh hơn nhiều so với việc tìm kiếm toàn bộ cơ sở dữ liệu. Tính năng lập chỉ mục trong SharePoint được thiết kế để cải thiện việc tìm kiếm nội dung lưu trữ trong SharePoint; tuy nhiên, chức năng này bị giới hạn so với một cơ sở dữ liệu mà bạn có thể truy cập trực tiếp. Cụ thể, SharePoint bị giới hạn ở 20 cột được lập chỉ mục trong một danh sách.
Các mục lớn và dữ liệu nhị phân
Hầu hết các cơ sở dữ liệu hiện đại đều có thể lưu trữ dữ liệu lớn và dữ liệu nhị phân (như tệp video, hình ảnh, tệp âm thanh, v.v.) trực tiếp trong cơ sở dữ liệu. Dữ liệu nhị phân có thể được lưu trữ dưới dạng tệp đính kèm trong danh sách SharePoint, nhưng điều này không được khuyến khích. Về mặt chức năng, các tệp đính kèm dạng nhị phân trong SharePoint có hiệu suất tương tự như các trường nhị phân trong cơ sở dữ liệu quan hệ. Nếu bạn lưu trữ quá nhiều mục có tệp đính kèm dạng nhị phân trong danh sách SharePoint, hiệu suất có thể giảm đáng kể. SharePoint không tạo bảng cơ sở dữ liệu mới cho từng danh sách và thư viện trong cơ sở dữ liệu nội dung SharePoint. Tất cả dữ liệu bạn thấy trong danh sách và thư viện SharePoint đều được lưu trữ trong một bảng duy nhất của cơ sở dữ liệu nội dung.
SharePoint không thể xử lý nhiều mục theo cách tương tự như cơ sở dữ liệu. Bạn nên giới hạn số lượng mục trong một danh sách SharePoint ở mức 2000 (bao gồm cả danh sách gốc và các thư mục con trong danh sách). Nếu cần tải lên tệp trong SharePoint, hãy tải chúng lên thư viện SharePoint và không sử dụng danh sách SharePoint cho mục đích này.
Truy cập bên ngoài SharePoint
Bạn chỉ có thể truy cập danh sách SharePoint bên ngoài SharePoint thông qua các giao diện lập trình hoặc XML. Bạn không nên sử dụng danh sách để lưu trữ dữ liệu trong kho lưu trữ SharePoint mà các ứng dụng bên ngoài cần truy cập do khả năng tích hợp kém. Ngược lại, cơ sở dữ liệu quan hệ có đầy đủ chức năng cần thiết cho việc tích hợp và làm việc với các ứng dụng bên ngoài.
Kết luận
Có nhiều lý do không nên sử dụng SharePoint như một cơ sở dữ liệu. SharePoint được thiết kế cho các mục đích khác. Sử dụng SharePoint như một cơ sở dữ liệu có thể gây ra những bất lợi đáng kể và làm giảm hiệu suất. Bạn không thể thay thế cơ sở dữ liệu quan hệ bằng SharePoint. Các danh sách (Lists) không được gọi là bảng (tables) trong SharePoint là có lý do. Mục đích chính của SharePoint là lưu trữ tài liệu tập trung và chỉnh sửa chúng cùng nhau. Hãy sử dụng công cụ phù hợp cho từng nhu cầu kinh doanh của bạn.
Dù bạn sử dụng gì, dù là MS SQL, Oracle hay SharePoint, đừng quên sao lưu dữ liệu của mình. NAKIVO Backup & Replication là giải pháp bảo vệ dữ liệu toàn diện hỗ trợ sao lưu Oracle, sao lưu MS SQL, sao lưu Office 365 (bao gồm sao lưu SharePoint Online) và sao lưu SharePoint Server.
