Nhóm Office 365 so với Danh sách phân phối: So sánh toàn diện
Danh sách phân phối và Nhóm Office 365 là những tính năng hữu ích được người dùng Microsoft Office 365 sử dụng rộng rãi. Nếu bạn là người mới sử dụng Office 365, bài viết trên blog này so sánh và đối chiếu giữa danh sách phân phối và Nhóm Office 365 sẽ rất hữu ích cho bạn.
Danh sách phân phối là gì?
Danh sách phân phối là danh sách các địa chỉ email có thể được sử dụng để gửi email đến nhiều người nhận mà không cần nhập từng địa chỉ email đích theo cách thủ công. Tên của một danh sách phân phối trông giống như tên của một địa chỉ email thông thường. Ví dụ, bạn có thể tạo một danh sách phân phối có tên là developers@domain.com. Danh sách này có thể chứa nhiều địa chỉ email của các nhà phát triển (developer0@domain.com, developer1@domain.com, developer2@domain.com, v.v.).
Nếu bạn cần thông báo cho tất cả các nhà phát triển về những thay đổi trong phiên bản ứng dụng mới, việc nhập địa chỉ email của từng nhà phát triển sẽ tốn thời gian và tẻ nhạt. Thay vào đó, bạn có thể nhập tên của danh sách phân phối (developers@domain.com) làm địa chỉ đích và email sẽ được gửi đến tất cả các nhà phát triển trong danh sách. Danh sách phân phối đôi khi được gọi là nhóm liên hệ, nhóm phân phối hoặc nhóm Outlook.
Nhóm Office 365 là gì?
Nhóm Office 365 là một dịch vụ đặc biệt xuyên ứng dụng được sử dụng để hợp tác với các thành viên khác trong nhóm và chỉnh sửa tài liệu theo các chính sách được định nghĩa ở cấp độ nhóm hoặc dự án. Cấu hình của tính năng này được lưu trữ trong Azure Active Directory – nhưng đừng nhầm lẫn giữa nhóm Active Directory với nhóm Office 365. Khi bạn tạo một nhóm trong Office 365 và thêm thành viên vào nhóm đó, quyền truy cập sẽ được cấp tự động cho các người dùng được thêm để chỉnh sửa dữ liệu chia sẻ. Các nhóm cũng được liên kết với địa chỉ email của họ.
Nhóm Office 365 cho phép bạn tránh giới hạn số lượng người dùng trên mỗi tin nhắn khi gửi email cho nhiều người dùng. Office 365 Groups là một tính năng chứ không phải là một sản phẩm riêng biệt như Office 365 Access hoặc Office 365 Visio.
Quản lý Nhóm Office 365 và Danh sách Phân phối
Người dùng thường hỏi: “Làm thế nào để quản lý danh sách phân phối trong Office 365?” Người dùng có thể quản lý các nhóm trong Office 365 nếu họ là chủ sở hữu của các nhóm đó. Có thể cho phép người dùng bên ngoài gửi email đến danh sách phân phối và các thành viên của nó.
Danh sách phân phối có thể được nâng cấp lên Nhóm Office 365. Trước tiên, bạn nên kiểm tra xem danh sách phân phối có thể được nâng cấp hay không bằng lệnh PowerShell:
Get-EligibleDistributionGroupForMigration
Nếu mọi thứ đều ổn, hãy nâng cấp danh sách phân phối Office 365 lên nhóm Office 365 bằng cách sử dụng lệnh:
Upgrade-DistributionGroup
Tạo
Làm thế nào để tạo một nhóm trong Office 365? Các nhóm Office 365 có thể được tạo thủ công bởi quản trị viên và người dùng cuối. Ngoài ra, các nhóm này có thể được tạo tự động bởi các ứng dụng liên quan của Microsoft như SharePoint Online, Teams, Planner và Yammer. Ai có thể tạo nhóm trong Office 365? Quản trị viên có thể tạo nhóm trong Trung tâm Quản trị Exchange, Trung tâm Quản trị Office 365 và trong PowerShell – công cụ cung cấp các tính năng nâng cao. Người dùng cuối sử dụng các phiên bản Outlook khác nhau có thể tạo nhóm bằng cách truy cập Home > New Group và thêm thành viên vào nhóm. Nếu bạn thêm người dùng bên ngoài tổ chức vào danh sách phân phối (sổ địa chỉ) của tổ chức, những người dùng bên ngoài này không thể là thành viên của nhóm Office 365.
Danh sách phân phối Outlook có thể được tạo trong MS Office Outlook bởi người dùng cuối trong cài đặt Sổ địa chỉ dưới dạng một nhóm liên hệ mới. Các cài đặt này có thể được truy cập trong tab People của Outlook. Các thành viên mới có thể được thêm vào danh sách phân phối khi cần thiết. Sau khi tạo danh sách phân phối Outlook, danh sách này sẽ được tìm thấy trong thư mục Liên hệ của Outlook. Một danh sách phân phối Office 365 có thể được thêm vào trong tiêu đề People trên Portal. Nếu không có liên hệ nào trong Danh bạ Toàn cầu, các liên hệ có thể được thêm ngay lập tức.
Xóa
Các nhóm Office 365 và danh sách phân phối Outlook có thể được xóa bằng các công cụ được sử dụng để tạo chúng.
Danh sách phân phối có thể được xóa trong PowerShell. Ví dụ, bạn có thể tìm danh sách phân phối trống bằng lệnh:
get-distributiongroup |? {!(get-distributiongroupmember $_.PrimarySMTPAddress).count}
Bạn có thể xóa các danh sách phân phối đã tìm thấy:
get-distributiongroup |? {!(get-distributiongroupmember $_.PrimarySMTPAddress).count} | Remove-DistributionGroup -WhatIf
Khôi phục sau khi xóa
Danh sách phân phối không thể được khôi phục sau khi xóa.
Các nhóm Office 365 có thể được khôi phục trong vòng 30 ngày sau khi xóa trong Trung tâm Quản trị Microsoft 365.
Các lệnh PowerShell
Các lệnh PowerShell để quản lý danh sách phân phối và nhóm Microsoft là khác nhau nhưng chúng sử dụng các thuộc tính tương tự trong hầu hết các trường hợp.
Một lệnh PowerShell cho danh sách phân phối:
Set-DistributionGroup
Một lệnh PowerShell cho nhóm Office 365:
Set-UnifiedGroup
Nếu bạn cố gắng sử dụng một lệnh PowerShell dành cho danh sách phân phối với các thuộc tính dành cho nhóm, trong hầu hết các trường hợp lệnh đó sẽ hoạt động. Xem thêm cách thực hiện tại Kết nối với Exchange Online trong PowerShell.
Hộp thư và Lịch chia sẻ
Các nhóm Office 365 hỗ trợ một lịch có thể được sử dụng để lên lịch các cuộc họp và các sự kiện nhóm khác. Một lịch chia sẻ cho phép các thành viên trong nhóm tránh phải yêu cầu bộ phận CNTT thiết lập một hộp thư riêng biệt hoặc trang SharePoint cho lịch. Người dùng có thể sử dụng các thư mục công khai có thể truy cập từ Outlook cho mục đích này. Khi sử dụng hộp thư chung, tất cả email không chỉ được phân phối đến hộp thư của các thành viên trong nhóm mà còn được lưu trữ trong một hộp thư chung dành riêng cho nhóm. Email được lưu trữ dưới dạng chuỗi thư và các thành viên mới của nhóm có thể xem các chuỗi thư đã gửi trước đó. Các thành viên mới của nhóm có thể chọn mức độ tham gia tùy thuộc vào loại email mà họ ưa thích. Việc làm việc với hộp thư chung có thể không dễ dàng nếu không có ứng dụng email Outlook truyền thống.
Danh sách phân phối không hỗ trợ hộp thư chung và lịch. Các thành viên mới của danh sách phân phối không thể xem các tin nhắn email đã được gửi hoặc nhận trước khi người dùng tham gia danh sách.
Tùy chọn chia sẻ bổ sung
Các tùy chọn chia sẻ bổ sung được liệt kê trong phần này chỉ khả dụng cho các nhóm Office 365 chứ không phải cho danh sách phân phối. Lưu trữ OneDrive có thể được sử dụng cho các nhóm để lưu trữ tệp và dữ liệu lịch. Thành viên nhóm có thể lưu dữ liệu của họ vào bộ nhớ đám mây OneDrive chung. SharePoint Online là công cụ chia sẻ khác hỗ trợ hợp tác cho các nhóm trong Office 365. Sổ tay OneNote có sẵn để tạo/chỉnh sửa ghi chú (văn bản) cùng nhau.
Trường hợp sử dụng
Cả nhóm Office 365 và danh sách phân phối đều có thể được sử dụng để gửi email. Sử dụng danh sách phân phối nếu bạn chỉ cần gửi email. Nếu bạn cần các tính năng hợp tác bổ sung, hãy sử dụng các nhóm.
Lưu ý rằng khi bạn tạo một nhóm trong Microsoft Teams, một nền tảng chia sẻ dành cho hợp tác, cuộc họp, trò chuyện và ghi chú, Office 365 sẽ tự động tạo một nhóm Office 365. Các nhóm này có thể được sử dụng độc lập nhưng đồng thời cũng là một phần chức năng của Microsoft Teams.
Kết luận
Office 365 hỗ trợ hàng nghìn tài khoản cho một tổ chức và các nhóm cung cấp một cách thuận tiện để quản lý các tài khoản người dùng có một số đặc điểm chung. Tính năng này là phiên bản được thiết kế lại của danh sách phân phối, có thể được sử dụng thay thế cho danh sách phân phối và cung cấp nhiều tính năng hơn cho sự hợp tác của người dùng so với danh sách phân phối. Tuy nhiên, danh sách phân phối vẫn có thể được sử dụng trong Office 365 khi bạn chỉ cần gửi email đến nhiều người dùng. Bạn có thể nâng cấp danh sách phân phối bằng cách chuyển sang các nhóm bất cứ khi nào cần. Đừng quên thực hiện sao lưu Microsoft Office 365 trong tổ chức của bạn.
