So sánh SharePoint và OneDrive: Tổng quan toàn diện
Office 365 là một dịch vụ đám mây rất phổ biến trong số các dịch vụ do Microsoft cung cấp. SharePoint là một thành phần của Microsoft Office, còn OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây. Cả hai dịch vụ đều có thể được sử dụng để lưu trữ tệp trên đám mây, nhưng chúng có cả điểm khác biệt lẫn điểm tương đồng. Microsoft tích cực quảng bá các dịch vụ đám mây của họ, bao gồm SharePoint Online và OneDrive. Nếu bạn đã quyết định sử dụng các dịch vụ nêu trên do Microsoft cung cấp, điều quan trọng là phải biết dịch vụ nào có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn.
Bài đăng trên blog này so sánh Microsoft Office SharePoint và OneDrive, cũng như các trường hợp sử dụng, tính năng và sự khác biệt giữa OneDrive và SharePoint để giúp bạn quyết định nên sử dụng dịch vụ nào.
SharePoint là gì?
SharePoint là một nền tảng phần mềm nhằm cải thiện quy trình làm việc trong các tổ chức quy mô lớn, đồng thời hỗ trợ sự hợp tác hiệu quả hơn giữa người dùng, quản lý luồng tài liệu và tự động hóa quy trình. Bạn có thể tạo một cổng thông tin SharePoint bao gồm các trang wiki, blog và bảng điều khiển, nơi bạn có thể đăng tải tài liệu và bình luận. Các tính năng chính của SharePoint là:
- Cổng thông tin SharePoint cho phép bạn tạo một trang web nội bộ của công ty.
- Người dùng có thể hợp tác và chỉnh sửa tệp được chia sẻ trên máy chủ đồng thời, cũng như trao đổi tài liệu, tin tức, liên kết và các tài nguyên khác.
- Kiểm soát việc giải quyết các nhiệm vụ và kiểm soát các nhiệm vụ đang được thực hiện.
- Khả năng tạo cấu trúc công ty minh bạch dưới dạng điện tử.
- Cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận và nhân viên. Bạn có thể tạo bảng điều khiển để thảo luận về các dự án và nhiệm vụ.
- Tự động hóa các quy trình kinh doanh – bạn không cần phải thực hiện một danh sách dài các thao tác thủ công, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian.
Giao diện của cổng thông tin SharePoint cho phép bạn tạo báo cáo, thông báo cho nhân viên về các sự kiện quan trọng, đăng tin tức, điều chỉnh quy trình kinh doanh bằng biểu mẫu và tạo hồ sơ người dùng. SharePoint có chức năng đa dạng và có thể tích hợp với các ứng dụng Microsoft Office khác và các ứng dụng nhắn tin.
Đồng thời, bạn nên lưu ý các khía cạnh khác khi sử dụng SharePoint trước khi so sánh giữa SharePoint và OneDrive:
- Số lượng tính năng quá nhiều khiến sản phẩm trở nên cồng kềnh và khó triển khai. Người dùng nên dành thời gian để làm quen với sản phẩm và các chức năng của nó.
- SharePoint tích hợp tốt với các sản phẩm của Microsoft nhưng có khả năng tương thích thấp với phần mềm do các nhà cung cấp khác phát triển.
- Việc triển khai SharePoint đòi hỏi chi phí bổ sung cho việc cấp phép, các sản phẩm trả phí (các thành phần) và quy trình triển khai phức tạp.
- Thời gian cần thiết để triển khai SharePoint trong cơ sở hạ tầng cục bộ có thể kéo dài do sự phức tạp của quy trình triển khai.
SharePoint được triển khai như thế nào?
SharePoint là một sản phẩm phần mềm, là thành phần tùy chọn của Microsoft Office. Lưu ý rằng Microsoft Office có thể được triển khai theo một trong ba cách: Microsoft Office 2016 (hoặc các phiên bản độc lập/tại chỗ khác như 2010, 2012, 2019, v.v.), Microsoft Office 365 và Microsoft Office Online.
Office 365 là một giải pháp chạy trên đám mây công cộng của Microsoft. Nếu bạn sử dụng SharePoint như một phần của Office 365, bạn có thể tránh được quy trình triển khai phức tạp cần thiết cho phiên bản độc lập của SharePoint như SharePoint Server 2016. Tuy nhiên, nếu bạn triển khai SharePoint 2016 trên hạ tầng nội bộ của mình, tất cả dữ liệu sẽ được lưu trữ trên máy chủ của chính bạn và không khả dụng trên các máy chủ của bên thứ ba. Office 365 được cung cấp dưới dạng dịch vụ đăng ký và bạn phải thanh toán hàng tháng. Office 365 luôn được cập nhật lên phiên bản mới nhất của Microsoft Office và bao gồm tất cả các bản cập nhật mới nhất, nhưng bạn cần kết nối internet ít nhất một lần mỗi tháng để kích hoạt giấy phép.
Office 2016 (và các phiên bản độc lập/trên cơ sở hạ tầng tại chỗ khác) chỉ cần mua một lần và có thể sử dụng trong thời gian không giới hạn. Sau khi cài đặt các ứng dụng Microsoft Office, chúng luôn sẵn sàng trên thiết bị được sử dụng để cài đặt ứng dụng cho bạn và đồng nghiệp, bất kể kết nối internet có sẵn hay không.
Office Online là phiên bản miễn phí của Microsoft Office với chức năng hạn chế, có thể sử dụng trong trình duyệt web. Word, Excel, PowerPoint và OneNote là các thành phần của Office Online. SharePoint không được bao gồm trong các ứng dụng Office Online. Điều này có thể gây nhầm lẫn một chút, nhưng SharePoint Online được phân loại là một thành phần của Office 365. Trong bài viết này, chúng tôi chỉ so sánh SharePoint Online – một thành phần của Office 365 – với OneDrive.
OneDrive là gì?
Microsoft OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây cho phép người dùng lưu trữ tệp tin trên Microsoft Cloud. OneDrive trước đây từng được gọi là SkyDrive, FolderShare, Windows Live Office và LiveMesh. Bạn có thể truy cập OneDrive bằng trình duyệt web hoặc không cần trình duyệt bằng cách cài đặt ứng dụng OneDrive. Có hai loại OneDrive – OneDrive và OneDrive for Business.
OneDrive là không gian đám mây cá nhân để lưu trữ tệp cho người dùng cá nhân. Tất cả người dùng có tài khoản Microsoft đều có thể lưu trữ 5 GB tệp trên OneDrive miễn phí. Nếu người dùng muốn sử dụng dung lượng lưu trữ lớn hơn trên OneDrive, họ nên mua gói đăng ký Office 365 cá nhân hoặc gói đăng ký OneDrive 100 GB. Nếu bạn mua gói đăng ký Office 365 Cá nhân, bạn sẽ có thêm các tính năng của OneDrive so với gói đăng ký chỉ có dung lượng lưu trữ. Bạn có thể tải tệp lên OneDrive, truy cập OneDrive từ các thiết bị khác nhau và đồng bộ hóa thư mục OneDrive trên các thiết bị đó với lưu trữ đám mây OneDrive. Bạn có thể chia sẻ tệp và thư mục trên OneDrive với những người dùng cần thiết.
OneDrive for Business (trước đây gọi là SkyDrive Pro) giống như OneDrive nhưng có thêm các tính năng dành cho mục đích kinh doanh. Quản trị viên tổ chức quản lý OneDrive for Business cho người dùng trong nhóm của bạn để hợp tác trên các tài liệu và tệp khác. Quản trị viên có thể hạn chế các tùy chọn chia sẻ cho người dùng. Người dùng phải đăng nhập bằng tài khoản công việc, không phải tài khoản cá nhân để sử dụng OneDrive for Business. Các chính sách lưu trữ đặc biệt có sẵn cho OneDrive for Business cho phép quản trị viên khôi phục các tệp bị người dùng xóa. Nhiều người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu cùng lúc, và tính năng quản lý phiên bản tài liệu cũng được hỗ trợ.
OneDrive for Business có thể được sử dụng độc lập (gói Office 365 Business) hoặc kết hợp với SharePoint Online (gói Office 365 Business Premium). Các thư viện SharePoint của công ty có thể được đồng bộ hóa với máy tính cục bộ của người dùng bằng cách sử dụng OneDrive. OneDrive for Business và SharePoint Online có thể được tích hợp với nhau. Bạn có thể coi OneDrive là bộ lưu trữ phía sau và SharePoint là giao diện phía trước để hình dung rõ hơn về cách tích hợp hai nền tảng này được thực hiện. Một liên kết đến các tệp được chia sẻ trong OneDrive có thể được sử dụng làm liên kết cho SharePoint Online. Bây giờ, sau khi đã giải thích về SharePoint và OneDrive, hãy cùng so sánh SharePoint và OneDrive for Business từ một số góc độ.
SharePoint vs OneDrive: Các trường hợp sử dụng
Trường hợp sử dụng chính của SharePoint là hợp tác giữa người dùng và việc chỉnh sửa tệp chung đồng thời bởi nhiều người dùng. SharePoint được khuyến nghị sử dụng cho các nhóm làm việc. Một cổng thông tin web nội bộ được tạo ra cho mục đích này và có thể cấu hình các tính năng phân tích. Đối với OneDrive, trường hợp sử dụng chính là lưu trữ tệp và chia sẻ tệp khi cần thiết. Bạn không thể tạo trang web trên nền tảng OneDrive, nhưng có thể sử dụng OneDrive làm kho lưu trữ cho trang web được tạo bằng SharePoint. OneDrive for Business được áp dụng cho nhân viên và các dự án cá nhân. Dữ liệu lưu trữ trong SharePoint không phải là dữ liệu cá nhân của người dùng. OneDrive có thể được sử dụng tùy chọn để lưu trữ bản sao lưu trên đám mây.
SharePoint vs OneDrive: Chia sẻ tệp
Cả hai nền tảng đều có thể được sử dụng để chia sẻ tệp, đây là một tùy chọn tương tự. Tuy nhiên, có sự khác biệt giữa OneDrive và SharePoint. SharePoint được sử dụng để tạo một trang web nội bộ trong công ty nhằm chia sẻ tài liệu, hợp tác và chỉnh sửa tài liệu giữa các người dùng. Quản trị viên hệ thống của công ty xác định những tệp nào có thể được chia sẻ và truy cập bởi người dùng. Khi sử dụng OneDrive for Business, các tệp là riêng tư và không thể truy cập được bởi người dùng khác cho đến khi người dùng (chủ sở hữu) chia sẻ các tệp đó. Tệp cá nhân từ OneDrive có thể được chia sẻ và lưu trữ trên trang nhóm SharePoint.
| SharePoint | OneDrive |
| Cung cấp hệ thống hợp tác và chia sẻ | Cung cấp lưu trữ đám mây cho nhóm |
| Có thể truy cập bởi bất kỳ ai có kết nối internet | Có thể truy cập bởi bất kỳ ai có kết nối internet |
| Có thể được quản lý thông qua các thuộc tính và quyền của hệ thống Azure Active Directory | Có thể được quản lý thông qua các quyền của hệ thống Azure Active Directory và chính sách chia sẻ tệp |
Khả năng chia sẻ của SharePoint rộng hơn so với khả năng chia sẻ của OneDrive.
SharePoint so với OneDrive: Mã hóa
Cả SharePoint và OneDrive đều mã hóa tệp và kết nối internet, nhưng SharePoint cung cấp nhiều tùy chọn bảo mật hơn. Các giao thức mã hóa TLS và SHA-2 được hỗ trợ cho các dịch vụ Microsoft này và các kết nối SSL sử dụng khóa mã hóa 2048-bit. Theo Microsoft, dữ liệu được lưu trữ dưới dạng mã hóa trên các máy chủ trong trung tâm dữ liệu được sử dụng bởi các nền tảng đám mây. Dữ liệu SharePoint Online và OneDrive được mã hóa bằng BitLocker ở cấp độ đĩa.
Kết luận
Việc lựa chọn giải pháp phụ thuộc vào nhu cầu của công ty bạn. Nếu bạn cần lưu trữ tệp trên đám mây, hoặc chia sẻ tệp và thỉnh thoảng chỉnh sửa tệp cùng lúc với những người dùng khác, bạn có thể sử dụng Microsoft OneDrive for Business. Nếu bạn cần tạo một cổng thông tin web doanh nghiệp để hợp tác giữa số lượng lớn người dùng trong công ty, hãy xem xét sử dụng SharePoint Online, một thành phần tùy chọn của Microsoft Office 365. OneDrive for Business có thể được tích hợp với SharePoint và được sử dụng làm kho lưu trữ cho nội dung được tải lên trang web dựa trên nền tảng SharePoint. Cả OneDrive và SharePoint Online đều hoạt động với độ ổn định vốn có của các sản phẩm Microsoft.
Ngoài các môi trường ảo, vật lý và đám mây, NAKIVO Backup & Replication giúp bạn bảo vệ các môi trường SaaS.
