Chia sẻ Lịch và Danh bạ ở cấp tài khoản cho Office 365
Người dùng Microsoft Office 365 Những ai sử dụng Outlook đều hiểu rõ tầm quan trọng của danh bạ và lịch. Trong Office 365, bạn có thể chia sẻ lịch với người dùng khác và xuất danh bạ Office 365. Tính năng chia sẻ lịch trong Office 365 rất hữu ích khi bạn muốn mời người dùng khác tham gia một sự kiện, ví dụ như một cuộc họp. Việc xuất danh bạ Outlook trong Office 365 có thể giúp bạn khôi phục danh sách liên hệ khi bạn muốn chuyển từ một ứng dụng thư điện tử này sang ứng dụng khác hoặc nếu bạn muốn chuyển sang tài khoản của một dịch vụ thư điện tử khác, ví dụ như Gmail. Nếu bạn sử dụng Outlook dưới dạng ứng dụng máy tính để bàn, trong trường hợp hệ thống gặp sự cố, bạn có thể sử dụng tệp đã xuất để khôi phục danh bạ của mình. Bài đăng trên blog này giải thích về tính năng chia sẻ lịch Microsoft Office 365 và cách xuất danh bạ Office 365.
Chia sẻ lịch Office 365
Hãy cùng tìm hiểu cách chia sẻ lịch Office 365 từng bước trong Outlook Online.
Đăng nhập vào Office 365 trên trình duyệt web bằng tài khoản Office 365 của bạn.
https://login.microsoftonline.com
Chọn Calendar trong danh sách các ứng dụng Office 365.
Trang Outlook của bạn với các lịch sẽ mở trong một tab mới của trình duyệt web. Trong khung bên trái của cửa sổ, chọn lịch mà bạn muốn chia sẻ. Nhấp vào Share ở góc trên bên phải. Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột phải vào tên lịch và trong menu ngữ cảnh, nhấp vào Sharing and permissions.
Trong cửa sổ bật lên, thiết lập các tùy chọn chia sẻ và quyền truy cập. Bạn phải kiểm soát cách người khác sử dụng lịch đã chia sẻ. Chọn địa chỉ email của người dùng hoặc nhóm mà bạn muốn chia sẻ lịch. Nhấp vào nút Share . Trong menu thả xuống, chọn tùy chọn cho người dùng trong tổ chức của bạn. Các tùy chọn quyền truy cập có sẵn là:
- Có thể xem khi tôi bận
- Có thể xem tiêu đề và địa điểm
- Có thể xem tất cả chi tiết
- Có thể chỉnh sửa
- Không chia sẻ
Sau khi chọn tài khoản người dùng hoặc nhóm cần thiết, hãy định nghĩa các quyền truy cập cần thiết. Trong ví dụ này, chúng tôi đã chọn Có thể xem tất cả chi tiết cho các người dùng đã chọn. Những người trong tổ chức của tôi có thể xem khi tôi bận .
Sau khi chia sẻ lịch, Office 365 Outlook sẽ gửi thông báo đến các người dùng đã chọn mà lịch được chia sẻ với họ. Nếu bạn muốn chia sẻ lịch Office 365 với người dùng bên ngoài tổ chức, bạn không thể cấp quyền chỉnh sửa cho họ. Lưu ý rằng những người dùng không sử dụng Office 365 hoặc Outlook (ví dụ: người dùng sử dụng Gmail trên trình duyệt web) không thể truy cập lịch chia sẻ định dạng Microsoft mà không có ứng dụng của bên thứ ba vì định dạng lịch khác nhau đối với các dịch vụ email không phải của Microsoft. Những người dùng này sẽ nhận được một email có liên kết đến lịch chia sẻ.
Cách xuất bản lịch Office 365
Microsoft Office 365 cho phép bạn xuất bản lịch của mình cho người dùng bên ngoài tổ chức hoặc cho người dùng bên trong tổ chức mà không cho phép họ chỉnh sửa dữ liệu. Khi lịch Office 365 được xuất bản, người dùng có quyền truy cập vào lịch đã xuất bản chỉ có thể xem lịch và không thể chỉnh sửa lịch đã xuất bản.
Configuration on the Administrator’s side
Để cấu hình, trước hết, quản trị viên của tổ chức bạn phải bật tính năng chia sẻ lịch Office 365 trong cài đặt chung của trung tâm quản trị Microsoft 365. Đăng nhập vào Trung tâm quản trị Office 365 với tư cách quản trị viên bằng cách sử dụng liên kết:
https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Settings > Org settings
Trong thanh điều hướng, nhấp vào Services. Sau đó nhấp vào trên trang Cài đặt tổ chức Calendar và nhấp vào 
.
Save Changes
Cho phép người dùng Office 365 trong tổ chức của bạn chia sẻ lịch của họ với những người bên ngoài tổ chức. Cho phép bất kỳ ai truy cập lịch thông qua lời mời qua email. Chọn các ô kiểm thích hợp như hiển thị trên ảnh chụp màn hình bên dưới. Nhấp vào .
Truy cập Trung tâm quản trị Exchange để quản lý các cài đặt bổ sung 
bằng cách nhấp vào liên kết thích hợp.
Trong cài đặt chia sẻ cho tổ chức tại Trung tâm quản trị Exchange, bạn có thể cấu hình chính sách chia sẻ của tổ chức và chính sách chia sẻ cá nhân.
Configuration on the user’s side
Giờ đây, người dùng trong tổ chức của bạn có thể chia sẻ lịch Office 365 của họ.
Settings
Các bước cấu hình dưới đây có thể được thực hiện bởi người dùng thông thường. Bạn có thể cấu hình chia sẻ và xuất bản lịch Office 365 bằng cách mở Outlook Online bằng tài khoản người dùng Office 365 của bạn. Nhấp vào biểu tượng ” View all Outlook settings ” ở góc trên bên phải giao diện web Outlook Online. Sau đó nhấp vào ” 
“.
Calendar > Shared calendars
Trong cửa sổ mở ra, truy cập ” Select a calendar“. Để chia sẻ lịch, nhấp vào ” ” trong menu thả xuống của phần “Share a calendar” tại ” ” và chọn tên lịch bạn muốn chia sẻ.
Một cửa sổ với các tùy chọn chia sẻ và quyền truy cập sẽ mở ra. Chọn các tài khoản người dùng hoặc nhóm cần thiết. Chọn quyền truy cập cho người dùng trong và ngoài tổ chức của bạn. Nhấn nút Share .
Để xuất bản lịch trong phần Publish a calendar của tùy chọn Shared calendars , hãy chọn một lịch trong menu thả xuống, chọn quyền truy cập cho lịch đã xuất bản trong menu thả xuống thứ hai (ví dụ: Can view all details) và nhấp vào Publish.
Chờ vài giây cho đến khi lịch được xuất bản. Sau khi thao tác hoàn tất, bạn có thể thấy các liên kết (URL công khai) để truy cập lịch đã xuất bản cho người dùng bên ngoài. Giờ đây, người dùng có thể xem lịch hoặc đăng ký theo dõi lịch. Bất kỳ người dùng nào có liên kết đến lịch đều có thể xem lịch đã được xuất bản.
Cách xuất danh bạ Office 365
Sau khi đăng nhập vào Office 365 bằng giao diện web, hãy truy cập trang chứa các ứng dụng Microsoft Office 365. Nhấp vào biểu tượng People để mở trang web hiển thị danh bạ Office 365 của tài khoản của bạn. 
Một trang hiển thị danh bạ Outlook của Office 365 sẽ mở ra. Chọn danh bạ của bạn và nhấp vào Manage > Export contactsở góc trên bên phải.
Trong cửa sổ Xuất danh bạ , chọn All contacts và nhấp vào Export. Danh bạ sẽ được xuất sang tệp CSV (giá trị phân tách bằng dấu phẩy) có thể xem trong Excel và nhập vào các ứng dụng email hoặc dịch vụ email trực tuyến.
Lưu tệp contacts.csv vào một vị trí tùy chỉnh.
Kết luận
Sử dụng lịch và danh bạ của Microsoft Office 365 giúp quá trình làm việc thuận tiện và linh hoạt hơn. Bạn có thể lên lịch sự kiện, thêm chúng vào lịch, mời các thành viên trong nhóm và chia sẻ lịch với người dùng. Việc xuất danh bạ cho phép bạn chia sẻ danh bạ, di chuyển từ một ứng dụng email hoặc dịch vụ email này sang một ứng dụng hoặc dịch vụ khác. Danh bạ Outlook đã xuất cũng có thể được sử dụng làm bản sao lưu trong trường hợp máy tính của bạn bị hỏng hoặc tài khoản email của bạn bị ngừng hoạt động. Bằng cách này, bạn có thể khôi phục danh bạ và tiếp tục liên lạc.
Mặc dù các dịch vụ của Microsoft có độ tin cậy cao, nhưng việc bảo vệ dữ liệu Microsoft Office 365 là trách nhiệm của bạn. Do đó, bạn nên sử dụng các giải pháp sao lưu đám mây Office 365 đáng tin cậy để đảm bảo mức độ bảo vệ cao nhất và tránh mất dữ liệu do lỗi của con người hoặc phần mềm độc hại.
