Các công cụ sao lưu của bên thứ ba dành cho Microsoft 365

Nhiều doanh nghiệp hiện nay dựa vào các dịch vụ SaaS trên nền tảng đám mây như Microsoft 365 để duy trì năng suất làm việc liên tục, hợp tác thời gian thực và truy cập dữ liệu mọi lúc. Tuy nhiên, khi khối lượng dữ liệu ngày càng gia tăng, các công cụ tích hợp sẵn của Microsoft trở nên không đủ để đảm bảo mức độ bảo vệ dữ liệu cần thiết trước các sai sót của con người và các mối đe dọa mạng. Hơn nữa, các tính năng tích hợp sẵn cũng không đủ để đáp ứng các yêu cầu tuân thủ ngày càng khắt khe, điều này đặc biệt quan trọng đối với các ngành công nghiệp chịu sự quản lý chặt chẽ.

Chính sách "Trách nhiệm chung" ( Hợp đồng dịch vụ ) của Microsoft khuyến khích người dùng sử dụng các công cụ của bên thứ ba để sao lưu dữ liệu, vì mô hình trách nhiệm chung này quy định người dùng phải tự chịu trách nhiệm về việc bảo vệ dữ liệu của mình, bao gồm sao lưu, khôi phục và quản lý truy cập. Microsoft không chịu trách nhiệm về bất kỳ mất mát dữ liệu nào, ngay cả khi nguyên nhân là do dịch vụ không khả dụng.

Những yếu tố này thúc đẩy các doanh nghiệp tìm kiếm các giải pháp toàn diện hơn từ bên thứ ba cho việc sao lưu và khôi phục Microsoft 365.

Microsoft 365 có các tính năng tích hợp sẵn về tuân thủ, lưu trữ, thời hạn lưu giữ và bảo mật dữ liệu, nhưng những tính năng này không thể thay thế cho một giải pháp sao lưu. Chúng không hỗ trợ khôi phục dữ liệu tại một thời điểm cụ thể, và khoảng thời gian khôi phục thường bị giới hạn trong 30–90 ngày, trừ khi bạn lưu giữ dữ liệu vì mục đích tuân thủ.

Nếu những hạn chế này vẫn chưa đủ, nhược điểm lớn nhất của tất cả các công cụ tích hợp sẵn của Microsoft, bao gồm cả giải pháp sao lưu M365 mới, là chúng không tách biệt vật lý dữ liệu chính và dữ liệu sao lưu. Bằng cách lưu trữ mọi thứ trong đám mây Microsoft, bạn sẽ làm suy yếu khả năng bảo vệ dữ liệu và trở nên phụ thuộc vào Microsoft cùng các dịch vụ của họ.

Các giải pháp của bên thứ ba có thể tích hợp với các loại lưu trữ khác nhau, chẳng hạn như thiết bị tháo rời, đám mây công cộng và riêng tư, NAS và các loại khác, cũng như các công cụ khác mà bạn sử dụng trong tổ chức của mình, chẳng hạn như phần mềm chống vi-rút hoặc phần mềm giám sát CNTT. Khả năng tích hợp này giúp các công cụ của bên thứ ba trở nên linh hoạt và có khả năng mở rộng hơn, cho phép bạn tùy chỉnh chúng để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình một cách dễ dàng.

Các giải pháp của bên thứ ba cung cấp tính minh bạch tốt hơn và chức năng bảo vệ dữ liệu rộng hơn so với các công cụ gốc của Microsoft. Bạn có quyền kiểm soát chi tiết về sao lưu, tần suất và vị trí lưu trữ. Các tính năng bổ sung bao gồm các tính năng bảo mật nâng cao, quản lý quyền truy cập chi tiết và tự động hóa rộng rãi.

Liệu công cụ sao lưu gốc của Microsoft 365 có đủ không?

Năm 2024, công cụ sao lưu gốc Microsoft 365 Backup đã được phát hành rộng rãi. Tuy nhiên, cả dữ liệu chính và dữ liệu sao lưu của bạn đều nằm trong hạ tầng của Microsoft. Nếu Microsoft 365 bị xâm phạm, dữ liệu của bạn cũng sẽ bị ảnh hưởng.

Microsoft 365 Backup không được bao gồm trong gói đăng ký tiêu chuẩn của bạn và cần được mua dưới dạng tiện ích bổ sung. Không giống như nhiều công cụ của bên thứ ba cung cấp tính năng sao lưu dữ liệu SharePoint Online, Exchange Online, OneDrive và Teams, M365 Backup hiện vẫn chưa có sẵn cho Teams.

Bảo vệ dữ liệu nâng cao mà không bị ràng buộc với nhà cung cấp

Một trong những phương pháp hay nhất về sao lưu là lưu trữ các bản sao lưu tại nhiều vị trí riêng biệt để đảm bảo bạn luôn có bản sao an toàn để khôi phục trong các tình huống thảm họa khác nhau. Máy chủ chính của bạn có thể gặp sự cố, hoặc bạn có thể trở thành nạn nhân của một cuộc tấn công mạng, và điều cuối cùng bạn muốn là các bản sao lưu của mình trở nên không thể truy cập hoặc bị hỏng cùng với dữ liệu chính.

Thông thường, quy tắc sao lưu 3-2-1 hoạt động hiệu quả nhất: có ít nhất 3 bản sao dữ liệu (dữ liệu sản xuất và 2 bản sao lưu), trong đó 2 bản được lưu trữ trên 2 phương tiện khác nhau như đĩa cứng hoặc đám mây, và 1 bản được lưu trữ ngoài cơ sở (ngoài hạ tầng của Microsoft). Bạn có thể tăng cường nâng cao chiến lược của bạn bằng cách làm cho ít nhất một bản sao lưu không thể thay đổi hoặc lưu trữ một bản sao trên thiết bị ngoại tuyến không kết nối (sao lưu cách ly).

Với phần mềm sao lưu của bên thứ ba, bạn không chỉ phụ thuộc vào Microsoft và các dịch vụ của họ, từ đó giảm thiểu rủi ro bị khóa vào nhà cung cấp và tăng cường khả năng phục hồi dữ liệu trước các mối đe dọa khác nhau, bao gồm ransomware.

Quản lý tập trung và đa người dùng

Hầu hết các công ty lựa chọn một giải pháp sao lưu duy nhất để đáp ứng tất cả nhu cầu bảo vệ dữ liệu trên nhiều nền tảng, bao gồm Microsoft 365. Một công cụ bên thứ ba hiện đại thường cung cấp bảng điều khiển tập trung cho các hoạt động bảo vệ dữ liệu và hỗ trợ các môi trường ảo, vật lý và đám mây hỗn hợp. Việc giám sát và báo cáo trở nên dễ dàng hơn cho quản trị viên khi mọi thứ đều có thể truy cập từ một bảng điều khiển duy nhất.

Một số công cụ cũng hỗ trợ triển khai đa người dùng để quản lý các văn phòng chi nhánh và bộ phận trong một tổ chức lớn hoặc khách hàng nếu bạn cung cấp dịch vụ CNTT.

Khôi phục nhanh hơn với các mục tiêu khôi phục chặt chẽ hơn

Các công cụ của bên thứ ba cho phép bạn kiểm soát tốt hơn các mục tiêu khôi phục, giúp tăng tần suất sao lưu và giảm thiểu thời gian khôi phục. Ví dụ, bạn có thể cải thiện các mục tiêu điểm khôi phục sao lưu bằng cách sử dụng các sơ đồ xoay vòng hoàn toàn tùy chỉnh và khả năng tự động hóa mở rộng, bao gồm bảo vệ dữ liệu dựa trên chính sách, chuỗi quy trình làm việc và lịch trình.

Bạn có thể rút ngắn thời gian khôi phục bằng cách sử dụng tính năng tìm kiếm từ khóa nâng cao trên dữ liệu sao lưu và các tùy chọn khôi phục linh hoạt, cùng với việc khôi phục toàn bộ tài khoản trong thời gian dài hơn, bao gồm khôi phục chi tiết gần như ngay lập tức các đối tượng ứng dụng (email, tệp đính kèm, trò chuyện Teams, v.v.) và tệp tin về vị trí ban đầu hoặc bất kỳ vị trí nào khác mà bạn chọn.

Một số công cụ cũng cung cấp tính năng điều phối khôi phục sau thảm họa Các tính năng và chức năng tự động hóa giúp tối ưu hóa và bảo mật quy trình khôi phục, tác động trực tiếp đến khả năng duy trì hoạt động kinh doanh của bạn trong trường hợp thảm họa.

Bảo mật và tuân thủ nâng cao

Bảo vệ dữ liệu không chỉ đơn thuần là sao lưu. Các công cụ của bên thứ ba thường cung cấp các tính năng bảo mật dữ liệu bổ sung như kiểm soát truy cập dựa trên vai trò, xác thực đa yếu tố, mã hóa và bảo vệ chống ransomware. Một số quy định về quyền riêng tư dữ liệu như GDPR có thể yêu cầu các tổ chức cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào dữ liệu của họ hoặc lưu trữ dữ liệu người dùng tại các vị trí hoặc khu vực cụ thể, điều này không thể thực hiện được với các công cụ gốc của Microsoft.

Nhờ đó, các công cụ của bên thứ ba có thể giúp các doanh nghiệp trong các ngành được quản lý chặt chẽ như tài chính và y tế đảm bảo tuân thủ quy định và bảo vệ an toàn trước các mối đe dọa ngày càng phức tạp.

Di chuyển dữ liệu trơn tru

Các công cụ của bên thứ ba cho phép bạn di chuyển dữ liệu dễ dàng giữa các nền tảng hoặc các tenant Microsoft 365, giảm thiểu gián đoạn và rủi ro bảo mật.

Hiện nay, có rất nhiều công cụ sao lưu của bên thứ ba dành cho Microsoft 365 với sự đa dạng về tính năng, hiệu suất và chi phí, đáp ứng các nhu cầu kinh doanh và ngân sách khác nhau. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng cần xem xét.

Phạm vi bảo vệ toàn diện

Nếu bạn muốn đơn giản hóa việc quản lý bảo vệ dữ liệu, bạn cần một giải pháp sao lưu tất cả trong một. Giải pháp này nên bao phủ tất cả các khối lượng công việc của bạn và, cùng với các ứng dụng Microsoft 365, hỗ trợ các môi trường vật lý, ảo và đám mây.

Dễ sử dụng

Chọn các giải pháp có giao diện đơn giản, trực quan mà các quản trị viên có thể điều hướng dễ dàng. Hãy xem xét các giải pháp có bảng điều khiển tập trung, tốt nhất là dựa trên web, để bạn có thể truy cập bất cứ lúc nào. Tính dễ sử dụng đảm bảo rằng các quản trị viên của bạn có đủ thời gian cho các tác vụ bảo vệ dữ liệu quan trọng hơn, điều này dẫn chúng ta đến điểm tiếp theo.

Sao lưu tự động

Tự động hóa các tác vụ định kỳ, như lập lịch sao lưu và chính sách sao lưu tự động, giúp quản trị viên tiết kiệm thời gian đồng thời giảm thiểu rủi ro do lỗi con người và xóa nhầm.

Tùy chọn khôi phục linh hoạt

Tìm kiếm các giải pháp có nhiều tùy chọn khôi phục tại thời điểm cụ thể, bao gồm khôi phục tài khoản và khôi phục chi tiết các tệp, email, danh bạ và các đối tượng ứng dụng khác. Sự linh hoạt này cho phép bạn khôi phục dữ liệu cần thiết nhanh hơn mà không cần thực hiện quá trình khôi phục toàn bộ tài khoản kéo dài.

Bảo mật dữ liệu

Một giải pháp bảo vệ dữ liệu mạnh mẽ cho phép bạn mã hóa dữ liệu sao lưu, kiểm soát quyền truy cập dữ liệu, làm cho bản sao lưu không thể thay đổi và hơn thế nữa để đảm bảo an toàn tốt hơn trước nguy cơ mất mát và hỏng hóc dữ liệu.

Khả năng đa người dùng và khả năng mở rộng

Nếu bạn là nhà cung cấp dịch vụ CNTT hoặc điều hành một tổ chức lớn, hãy xem xét triển khai đa người dùng để đơn giản hóa việc quản lý khách hàng hoặc các bộ phận trong công ty. Chức năng đa người thuê cho phép bạn phân bổ các tài nguyên có sẵn và quản lý chúng tập trung, đồng thời trao cho người thuê quyền quản lý các hoạt động bảo vệ dữ liệu của riêng họ.

Một yếu tố quan trọng khác là khả năng tích hợp dễ dàng với các công cụ của bên thứ ba và các nền tảng lưu trữ khác nhau.

Trước khi tìm kiếm giải pháp sao lưu Microsoft 365, hãy vạch ra chiến lược bảo vệ dữ liệu của bạn cùng với các mục tiêu và biện pháp bảo mật cần triển khai. Chiến lược này sẽ giúp bạn dễ dàng lựa chọn hơn giữa các giải pháp hiện có trên thị trường.

Hãy tập trung vào bốn yếu tố sau khi chọn công cụ sao lưu của bên thứ ba.

Chức năng

Chức năng của giải pháp phải hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của tổ chức bạn, nhưng không được gây khó khăn thêm cho các quản trị viên trong việc quản lý bảo vệ dữ liệu. Hãy chọn một công cụ giàu tính năng nhưng thân thiện với người dùng, có nhiều khả năng tự động hóa để giải phóng các quản trị viên khỏi các tác vụ quản lý sao lưu thường ngày.

Bạn cũng nên đảm bảo rằng chức năng của giải pháp đủ để tuân thủ các phương pháp bảo vệ dữ liệu tốt nhất như quy tắc 3-2-1.

Danh tiếng và độ tin cậy

Kiểm tra các đánh giá từ người dùng thực tế để có được ý kiến khách quan về chức năng và độ tin cậy của công cụ. Hãy đảm bảo rằng bạn chọn một công cụ đã có mặt trên thị trường một thời gian và nhà cung cấp có đủ chuyên môn trong lĩnh vực bảo vệ dữ liệu.

Hỗ trợ khách hàng

Các giải pháp sao lưu Microsoft 365 tốt nhất cung cấp hỗ trợ khách hàng 24/7 với nhiều kênh liên hệ với kỹ sư kỹ thuật, bao gồm trò chuyện trực tuyến, cuộc gọi và email.

Giá cả

Giải pháp nên cung cấp giấy phép minh bạch và phù hợp với ngân sách của bạn. Một số doanh nghiệp ưa chuộng các công cụ dựa trên đăng ký, trong khi những doanh nghiệp khác lại hưởng lợi nhiều hơn từ giấy phép vĩnh viễn.

NAKIVO Backup & Replication là giải pháp bảo vệ dữ liệu toàn diện dành cho tất cả các khối lượng công việc của bạn, bao gồm các ứng dụng Microsoft 365. Giải pháp này hỗ trợ nhiều loại lưu trữ khác nhau và cho phép bạn lưu trữ bản sao lưu tại chỗ, trên các thư mục chia sẻ tệp SMB/NFS, thiết bị ngoại vi, cũng như trên các đám mây công cộng hoặc riêng tư.

Bên cạnh chức năng sao lưu mạnh mẽ, giải pháp này còn cung cấp đa dạng các tính năng bảo mật, khả năng điều phối khôi phục thảm họa và chức năng chống ransomware để đảm bảo bảo vệ dữ liệu đáng tin cậy trước các mối đe dọa khác nhau.