Các nguyên tắc cơ bản về chiến lược sao lưu Microsoft 365

Chiến lược sao lưu Microsoft 365 là một kế hoạch toàn diện được thiết kế nhằm ngăn chặn hoặc giảm thiểu tình trạng hỏng hóc và mất mát dữ liệu Microsoft 365 do các cuộc tấn công mạng, sự cố phần cứng hoặc phần mềm, các sự cố gián đoạn khác và thảm họa gây ra. Chiến lược này đảm bảo bản sao lưu dữ liệu của bạn luôn sẵn sàng để khôi phục nhanh chóng, giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Chiến lược sao lưu của mỗi tổ chức là duy nhất và bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như ngành nghề, quy mô công ty, nguồn lực sẵn có, mức độ rủi ro và yêu cầu về khả năng phục hồi hoạt động. Một chiến lược được xây dựng tốt thường bao gồm phân tích rủi ro, quản lý tài sản CNTT, mục tiêu sao lưu, phương pháp và quy trình, kế hoạch lưu trữ, quản lý lưu trữ, kế hoạch ứng phó sự cố và kiểm tra.

Bảo mật dữ liệu

Một chiến lược sao lưu hiệu quả giúp nâng cao đáng kể khả năng tồn tại của tổ chức bạn trong bối cảnh các mối đe dọa mạng không ngừng thay đổi.

Trái với quan niệm phổ biến, Microsoft không chịu trách nhiệm về việc bảo vệ dữ liệu hoặc những tổn thất mà tổ chức hoặc khách hàng của bạn có thể phải đối mặt do sự cố ngừng hoạt động hoặc gián đoạn của các dịch vụ Microsoft. Microsoft thậm chí khuyên bạn nên sao lưu tất cả dữ liệu Microsoft 365 của bạn để tránh mất mát.

LƯU Ý: Các công cụ tích hợp sẵn của Microsoft 365 không cung cấp chức năng cần thiết để đảm bảo an ninh dữ liệu và khôi phục nhanh chóng. Những công cụ này thường phức tạp, yêu cầu quản trị thủ công và không cung cấp đủ bảo vệ chống ransomware. Do đó, hầu hết các tổ chức lựa chọn phần mềm của bên thứ ba như NAKIVO Backup for Microsoft 365.

Tiếp tục hoạt động kinh doanh

Ngay cả một giờ gián đoạn không mong muốn cũng có thể gây thiệt hại cho các doanh nghiệp công nghiệp 125.000 đô la, chưa kể đến rủi ro về danh tiếng. Việc triển khai các chính sách sao lưu và khôi phục phù hợp trong Microsoft 365 đảm bảo quá trình khôi phục nhanh chóng và liền mạch, cho phép bạn tiếp tục hoạt động kinh doanh ngay lập tức trong trường hợp xảy ra thảm họa hoặc sự cố hệ thống.

Tuân thủ

Các quy định như GDPR, HIPAA, NIS2 và DORA yêu cầu khả năng phục hồi hoạt động cao, và việc không tuân thủ có thể dẫn đến các khoản phạt lên đến hàng triệu đô la. Ngay cả khi tổ chức của bạn không phải tuân thủ các quy định này, bạn vẫn có thể cần lưu giữ dữ liệu để phục vụ các vụ kiện tụng và yêu cầu khám phá điện tử.

LƯU Ý : Mặc dù Microsoft 365 có các công cụ lưu giữ như eDiscovery và Litigation Hold, nhưng chúng thường đòi hỏi nhiều công sức thủ công, dẫn đến sai sót do con người và mất mát dữ liệu.

Không có phương pháp nào phù hợp với mọi trường hợp; mỗi tổ chức phải xây dựng một chiến lược sao lưu phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình. Tuy nhiên, dưới đây là những khía cạnh quan trọng nhất cần xem xét.

1. Đánh giá các rủi ro tiềm ẩn

Bắt đầu bằng việc đánh giá rủi ro và phân tích tác động kinh doanh để hiểu rõ các điểm yếu và rủi ro tiềm ẩn của tổ chức. Những rủi ro này có thể bao gồm các hoạt động độc hại, lỗi do con người, sự cố ngừng hoạt động và các sự cố kỹ thuật. Một chính sách bảo vệ dữ liệu Office 365 toàn diện nên nêu rõ các kịch bản khác nhau để giải quyết các loại rủi ro khác nhau.

2. Xác định phạm vi

Xác định tài sản của bạn và đánh giá mức độ quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp. Liệt kê tất cả các ứng dụng và dịch vụ Microsoft 365 nơi bạn lưu trữ dữ liệu và ưu tiên chúng (ví dụ: bạn có thể phân loại chúng thành quan trọng, quan trọng đối với hoạt động cốt lõi, quan trọng, quan trọng đối với hiệu suất, v.v.).

Thông thường, các ứng dụng và dữ liệu cần bao gồm trong chính sách sao lưu Microsoft 365 là:

• Exchange Online hộp thư, email, tệp đính kèm, lịch và danh bạ
• OneDrive for Business tệp, tài liệu bao gồm lịch sử phiên bản, phương tiện truyền thông
• SharePoint Online trang web, thư viện và danh sách
• Microsoft Teams cuộc trò chuyện, tệp phương tiện, kênh, ghi chú

3. Đặt mục tiêu khôi phục

Xác định mục tiêu phục hồi cho từng tài sản dựa trên mức độ quan trọng của dữ liệu và tần suất cập nhật:

• Mục tiêu điểm khôi phục – lượng dữ liệu tối đa mà bạn có thể mất. Dữ liệu càng quan trọng và động, RPO bạn cần đặt cho nó càng thấp.
• Mục tiêu thời gian khôi phục (RTO) – thời gian ngừng hoạt động tối đa mà tổ chức của bạn có thể chấp nhận. Đối với các ứng dụng và dịch vụ Microsoft 365 quan trọng, giá trị RTO tính bằng giây, trong khi đối với các ứng dụng và dịch vụ không quan trọng, nó có thể dao động từ vài giờ đến vài ngày.

Mức độ ưu tiên và mục tiêu khôi phục quyết định tần suất sao lưu và khả năng sẵn sàng để khôi phục. Ví dụ, lưu trữ nội dung hộp thư trên băng từ tách biệt khỏi mạng có thể bảo vệ dữ liệu khỏi các cuộc tấn công mạng nhưng khó có thể giúp bạn khôi phục dữ liệu trong vài giây khi cần thiết. Điều này dẫn chúng ta đến khía cạnh tiếp theo của chiến lược.

4. Đa dạng hóa lưu trữ sao lưu

Phân tầng lưu trữ giúp bạn phù hợp với mục tiêu đồng thời tối ưu hóa dung lượng và quản lý lưu trữ. Một trong những thực hành bảo mật tốt nhất của Office 365 là điều chỉnh chiến lược của bạn với Quy tắc 3-2-1 để tối đa hóa khả năng phục hồi dữ liệu. Theo quy tắc này, bạn cần có ít nhất 3 bản sao dữ liệu được lưu trữ tại hai địa điểm ngoài cơ sở và một vị trí trên đám mây, đảm bảo bạn luôn có bản sao lưu để khôi phục. Bạn có thể nâng cao chiến lược này hơn nữa bằng cách thêm ít nhất một bản sao không thể thay đổi (immutable) và một bản sao được mã hóa bằng khóa riêng ( sao lưu cách ly mạng ) để bảo vệ đáng tin cậy hơn trước các cuộc tấn công ransomware.

Các loại lưu trữ khác nhau cũng ảnh hưởng đến thời gian khôi phục. Như chúng tôi đã đề cập trước đó, bạn có thể sao lưu dữ liệu của người dùng Microsoft 365 đã bị xóa và lưu trữ nó ngoài cơ sở trên các thiết bị có thể tháo rời. Tuy nhiên, việc khôi phục trong trường hợp này có thể mất nhiều thời gian hơn so với khôi phục từ lưu trữ cục bộ. Mặt khác, lưu trữ cục bộ, mặc dù đảm bảo khôi phục nhanh hơn, nhưng có thể kém an toàn hơn so với thiết bị lưu trữ ngoại tuyến. Bạn nên đưa ra quyết định dựa trên các loại lưu trữ có sẵn, hạn chế về ngân sách, mức độ ưu tiên của dữ liệu và mục tiêu khôi phục.

LƯU Ý : Một giải pháp thay thế tốt cho lưu trữ sao lưu Microsoft 365 là một đám mây khác ngoài cơ sở hạ tầng Microsoft 365. Tuy nhiên, không phải tất cả các giải pháp đều cho phép sao lưu Microsoft 365 trực tiếp lên đám mây hoặc các thiết bị ngoài cơ sở như NAS và thiết bị loại bỏ trùng lặp. NAKIVO Backup & Replication hỗ trợ nhiều loại đích lưu trữ cho Microsoft 365.

5. Cấu hình lịch trình sao lưu và thời gian lưu trữ

Các tổ chức có thể cần sao lưu dữ liệu quan trọng hàng ngày hoặc thậm chí thường xuyên hơn, nhanh chóng tiêu tốn không gian lưu trữ. Vì lý do này, một chính sách sao lưu và khôi phục Microsoft 365 tốt nên bao gồm lịch trình sao lưu cho các ứng dụng khác nhau và các phương án luân chuyển điểm khôi phục để tối ưu hóa không gian lưu trữ mà không làm mất dữ liệu quan trọng.

Một trong những phương án luân chuyển phổ biến nhất là Ông nội - Cha - Con trai (GFS). Phương án đa cấp này kết hợp các loại sao lưu khác nhau để tăng cường khả năng phục hồi dữ liệu:

• Một sao lưu toàn bộ được thực hiện với khoảng thời gian dài nhất (một tháng hoặc hơn).
• A sao lưu chênh lệch hoặc tăng dần được thực hiện với tần suất cao hơn (ví dụ: hàng tuần)
• Một sao lưu tăng dần được thực hiện thường xuyên nhất có thể (hàng ngày hoặc thậm chí hàng giờ khi cần thiết)

Việc quản lý sao lưu cho hàng trăm hoặc hàng nghìn người dùng Microsoft 365 và các ứng dụng đa dạng mà họ sử dụng có thể nhanh chóng làm quá tải các quản trị viên, dẫn đến điểm tiếp theo.

6. Tự động hóa các tác vụ sao lưu

Lỗi của con người là một nguyên nhân phổ biến dẫn đến mất dữ liệu, và việc triển khai các quy trình tự động hóa sao lưu có thể giúp giảm thiểu sự cố này. Các quy trình có thể bao gồm chuỗi sao lưu tự động, lịch trình, thông báo sau khi sao lưu, chính sách bảo vệ dữ liệu, cài đặt lưu trữ tích hợp sẵn và nhiều tính năng khác.

LƯU Ý : Các công cụ gốc của Microsoft 365 không chỉ phức tạp mà còn có khả năng tự động hóa hạn chế, dẫn đến việc quản trị viên phải thực hiện nhiều công việc thủ công hơn. Điều quan trọng là phải chọn một giải pháp sao lưu của bên thứ ba có thể giảm bớt các tác vụ thường ngày của quản trị viên và hạn chế sai sót do con người gây ra.

7. Xây dựng kế hoạch ứng phó sự cố

Xác định ưu tiên khôi phục cho các ứng dụng Microsoft 365 khác nhau dựa trên mục tiêu khôi phục. Chi tiết các quy trình khôi phục để đảm bảo quản trị viên biết chính xác dữ liệu nào, cách thức, thời điểm và vị trí cần khôi phục trong các tình huống sự cố khác nhau. Giải pháp sao lưu nên hỗ trợ nhiều loại khôi phục, bao gồm khôi phục toàn bộ tài khoản và khôi phục chi tiết theo thời điểm cụ thể cho các tệp và đối tượng ứng dụng như email, tệp đính kèm, kênh Teams, trang SharePoint Online và hơn thế nữa.

8. Xem xét các cải tiến về bảo mật

Chiến lược sao lưu không nên chỉ tập trung vào việc sao lưu mà cần thiết lập một khung bảo vệ dữ liệu toàn diện. Điều này bao gồm các quy trình bảo mật cho quản lý truy cập, mã hóa, giám sát mối đe dọa theo thời gian thực và nhiều hơn nữa.

9. Đánh giá hiệu quả chiến lược

Dù chiến lược của bạn có tiên tiến đến đâu, việc đánh giá, kiểm tra và cập nhật định kỳ các quy trình và quy định là cần thiết để đảm bảo hiệu quả trước các rủi ro kỹ thuật số đang thay đổi.

Các đạo luật gần đây của EU như NIS2 và DORA đưa ra trách nhiệm quản lý đối với các sự cố và mất mát dữ liệu. Điều này có nghĩa là tính liên tục của hoạt động kinh doanh, bao gồm cả chiến lược sao lưu, không còn là mối quan tâm duy nhất của bộ phận CNTT. Sự hợp tác với ban quản lý là điều cần thiết để đảm bảo rằng chiến lược sao lưu phù hợp với nhu cầu của tất cả các đơn vị kinh doanh. Hơn nữa, sự tham gia của ban quản lý có thể giúp nâng cao nhận thức của nhân viên về các mối đe dọa và cải thiện thói quen an toàn mạng trong toàn tổ chức.

NAKIVO Backup & Replication là một giải pháp bảo vệ dữ liệu mạnh mẽ, giúp tập trung toàn bộ các hoạt động bảo vệ dữ liệu của bạn vào một nơi duy nhất. Ngoài các khối lượng công việc ảo, trên đám mây và vật lý, giải pháp này còn hỗ trợ các ứng dụng và dịch vụ của Microsoft 365 cũng như sao lưu giữa các nền tảng đám mây. Các tính năng toàn diện của giải pháp, bao gồm khả năng phục hồi thảm họa tự động, khiến nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho các chiến lược sao lưu ở mọi mức độ phức tạp.