Exchange Online so với Microsoft Office 365. Giải pháp nào phù hợp nhất cho dịch vụ lưu trữ email doanh nghiệp?
Email là công cụ giao tiếp không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Đến một thời điểm nào đó, mọi công ty đều phải lựa chọn giữa dịch vụ email của bên thứ ba và dịch vụ tự quản lý. Nếu công ty của bạn vẫn đang sử dụng máy chủ email tại chỗ, có lẽ bạn đã từng cân nhắc đến việc chuyển sang dịch vụ lưu trữ trên đám mây. Tuy nhiên, có rất nhiều yếu tố cần xem xét liên quan đến dịch vụ lưu trữ email doanh nghiệp trước khi chuyển từ máy chủ tại chỗ sang đám mây. Và nếu bạn quyết định chuyển đổi, liệu nên chọn giải pháp email độc lập hay một bộ giải pháp toàn diện đáp ứng nhiều nhu cầu trong môi trường của bạn?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến các điểm cần lưu ý khi chuyển từ máy chủ tại chỗ sang Exchange Online hoặc bộ Microsoft 365 hoàn chỉnh. Ngoài ra, bạn sẽ tìm thấy mô tả và so sánh rõ ràng về hai tùy chọn này. Cuối cùng, sau khi đọc bài viết trên blog, bạn sẽ có đủ kiến thức để tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho công ty của mình.
Exchange Online so với Microsoft Office 365
Việc so sánh Exchange Online và Microsoft Office 365 có thể gây nhầm lẫn vì chức năng của hai sản phẩm này hoàn toàn khác nhau.
Microsoft Office 365 là bộ ứng dụng phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) dựa trên đám mây của Microsoft, bao gồm Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel và Outlook, cùng nhiều ứng dụng khác. Bộ ứng dụng này cũng bao gồm các ứng dụng dựa trên máy chủ như SharePoint và Exchange. Nhưng Exchange Online chính xác là gì?
Exchange Online là dịch vụ email dựa trên đám mây của Microsoft, cho phép truy cập vào email, danh bạ, lịch và tác vụ. Là một phần của Microsoft Office 365, Exchange Online giống một bộ công cụ hơn là một sản phẩm đơn lẻ. Exchange Online thường không cạnh tranh với Microsoft 365 mà ngược lại, bổ sung cho nó.
Người dùng có thể sử dụng một sản phẩm mà không cần sản phẩm kia. Ví dụ, bạn có thể mua các gói Microsoft Exchange Online mà không cần mua trọn bộ Microsoft Office 365. Đồng thời, một số gói không bao gồm Exchange Online, như Microsoft 365 Apps. Luôn có tùy chọn nâng cấp lên Microsoft 365, ngay cả khi người dùng ban đầu chỉ chọn Exchange Online.
Trước khi so sánh Exchange Online và Microsoft 365, điều quan trọng là phải tránh nhầm lẫn giữa Exchange Online và Exchange Server cũng như giữa Microsoft 365 và Office 365. Việc hiểu rõ các khái niệm này sẽ giúp bạn dễ dàng xác định giải pháp nào phù hợp nhất với nhu cầu của công ty.
Exchange Online vs. Exchange Server
Do có nhiều điểm tương đồng, hai sản phẩm này thường bị nhầm lẫn, mặc dù Exchange Online và Exchange Server có sự khác biệt đáng kể. Các điểm khác biệt chính là:
- Máy chủ. Trong khi Microsoft Exchange Online hoàn toàn dựa trên đám mây, Exchange Server được triển khai trên các máy chủ ảo hoặc vật lý chuyên dụng.
- Giấy phép. Microsoft Exchange Server yêu cầu giấy phép máy chủ và giấy phép người dùng, trong khi với Microsoft Exchange Online, bạn trả phí hàng tháng theo từng người dùng.
- Khả năng mở rộng. Microsoft Exchange Online có thể dễ dàng mở rộng và thu hẹp quy mô như một giải pháp dựa trên đám mây, trong khi việc này phức tạp hơn đối với Exchange Server.
Microsoft 365 so với Office 365
Vào tháng 4 năm 2020, thương hiệu của Microsoft đã thay đổi và Office 365 trở thành Microsoft 365. Microsoft giải thích quyết định này là cơ hội để phản ánh rõ hơn các lợi ích và tính năng được cung cấp trong các gói đăng ký. Về cơ bản, chỉ có thương hiệu là thay đổi, trong khi giá cả và tính năng của bộ phần mềm vẫn giữ nguyên.
Microsoft Office 365 so với Exchange Online. Cách lựa chọn
Việc lựa chọn một giải pháp email độc lập hay một bộ phần mềm đa năng phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn. Tuy nhiên, có một số khía cạnh bạn nên cân nhắc trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Quy mô doanh nghiệp
Thông thường, các công ty nhỏ thường có cấu trúc đơn giản. Đó là lý do tại sao nhiều công ty trong số họ có thể hoạt động trơn tru chỉ với Exchange Online. Tất nhiên, điều này phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể và nhu cầu của mỗi công ty là khác nhau. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nhỏ thường không cần đến các tính năng nâng cao mà Microsoft 365 cung cấp. Đồng thời, nếu công ty của bạn có nhiều nhân viên hoặc cấu trúc phức tạp, Microsoft 365 có thể là lựa chọn hoàn hảo để cải thiện quy trình hoạt động.
Hợp tác
Lựa chọn phụ thuộc vào mức độ hợp tác trong môi trường của bạn. Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn nhỏ, nhưng hoạt động dựa trên tinh thần làm việc nhóm, bạn nên cân nhắc chọn một trong các gói Microsoft 365. Như vậy, bạn sẽ có quyền truy cập vào các công cụ giao tiếp doanh nghiệp (Microsoft Teams, Skype for Business, v.v.) để đơn giản hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả hợp tác.
Loại hình doanh nghiệp
Khi lựa chọn, bạn nên xem xét bản chất của công ty mình. Ví dụ, nếu doanh nghiệp của bạn cần hệ thống quản lý dữ liệu, giải pháp lưu trữ dữ liệu và giao tiếp giữa các nhân viên, bạn nên cân nhắc sử dụng một trong các gói Microsoft Office 365. SharePoint, OneDrive và Microsoft Teams chỉ là một số ứng dụng có thể hữu ích cho doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, nếu nhu cầu của công ty bạn chỉ giới hạn ở việc trao đổi email, bạn có thể dễ dàng chọn riêng Exchange Online.
Chi phí
Tất nhiên, giá cả là yếu tố quan trọng cần xem xét khi lựa chọn bất kỳ giải pháp nào cho doanh nghiệp của bạn. Trong trường hợp này, chi phí sẽ thay đổi tùy thuộc vào gói dịch vụ bạn chọn. Ví dụ, Exchange Online có giá từ $4 đến $8 mỗi người dùng/tháng, trong khi Microsoft 365 bắt đầu từ $5 mỗi người dùng/tháng, lên đến $20 mỗi người dùng/tháng cho các gói doanh nghiệp và lên đến $57 mỗi người dùng/tháng cho gói doanh nghiệp. Các gói rẻ nhất chỉ chênh lệch nhau một đô la, cung cấp cho bạn Microsoft Teams, OneDrive và SharePoint Online ngoài Exchange Online.
Di chuyển email sang Microsoft 365 và Exchange Online
Nếu bạn quyết định chuyển từ Exchange Online sang Microsoft 365, điều này sẽ không thay đổi đáng kể môi trường làm việc của bạn. Microsoft 365 sẽ mở rộng các cơ hội hợp tác và giao tiếp, đồng thời tích hợp một số tính năng khác nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc. Mặc dù các bản cập nhật này có thể đòi hỏi một chút thời gian và nguồn lực, nhưng quá trình này không phải là một bước ngoặt lớn.
Tuy nhiên, nếu bạn đang chuyển từ các dịch vụ tại chỗ sang nền tảng đám mây, có rất nhiều yếu tố cần xem xét. Giải pháp này có đáng tin cậy không? Công việc nên được tái cấu trúc như thế nào? Và còn các quy định ngành của bạn, như chính sách lưu trữ và mã hóa thì sao? Đây chỉ là một vài câu hỏi cần xem xét khi đưa ra quyết định.
Nếu bạn quyết định chuyển sang Microsoft 365 hoặc Exchange Online, hãy nhớ rằng sao lưu Microsoft Office là cách tốt nhất để bảo vệ dữ liệu của bạn đồng thời tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong trường hợp mất dữ liệu. Trước khi di chuyển sang Exchange Online hoặc một trong các gói Microsoft 365, có một số khía cạnh quan trọng cần xem xét liên quan đến dịch vụ lưu trữ email doanh nghiệp. Trước hết, hãy xác định giải pháp email hiện tại của bạn để hiểu rõ các tùy chọn di chuyển có sẵn. Để tránh gặp khó khăn và chi phí phát sinh, hãy đảm bảo rằng tất cả người dùng mạng đều sử dụng Office 2010 hoặc phiên bản mới hơn. Các vấn đề khác có thể xảy ra bao gồm:
- Quyền truy cập vào các bản ghi Hệ thống Tên miền (DNS). Việc thay đổi các bản ghi DNS thường mất ít hơn một giờ nếu mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Tuy nhiên, việc không có quyền truy cập vào các bản ghi DNS có thể gây ra vấn đề, dẫn đến sự chậm trễ đáng kể. Khi chuyển sang Microsoft 365, bạn cần quyền truy cập vào DNS để xác minh quyền sở hữu tên miền và định hướng email đến các hộp thư mới. Nếu không, tất cả email sẽ được gửi đến máy chủ cũ.
- Giải pháp và thiết bị chuyển tiếp email. Trước khi di chuyển, điều quan trọng là phải xem xét các thiết bị mạng của bạn, chẳng hạn như máy in và máy quét. Bạn có thể gặp thông báo lỗi và các tài liệu đã quét sẽ không được gửi email đúng cách. Để tránh những vấn đề này, hãy thực hiện kiểm kê đầy đủ các thiết bị và dịch vụ liên kết với máy chủ email. Và trong quá trình di chuyển, hãy đảm bảo kết nối mọi thứ với máy chủ đám mây mới của bạn.
- Tuân thủ mật khẩu. Hãy nhớ áp dụng chính sách mật khẩu nghiêm ngặt và kích hoạt xác thực đa yếu tố. Điều này có thể là một vấn đề đối với người dùng không sử dụng đám mây. Mặc dù máy chủ email tại chỗ không hoàn toàn miễn nhiễm với các rủi ro an ninh mạng, nhưng nó vẫn an toàn hơn máy chủ email dựa trên đám mây. Điều tốt là Microsoft 365 yêu cầu mật khẩu phức tạp. Ngoài ra, mọi người dùng trong mạng đều phải thay đổi mật khẩu sau mỗi 90 ngày, điều này giúp ngăn chặn việc truy cập trái phép.
- Mất tệp tự động điền và chữ ký. Sau khi di chuyển sang hộp thư mới, bạn có thể phải gắn lại các tệp lưu trữ cá nhân (PST). Ngoài ra, các tệp chữ ký và tự động điền của bạn có thể bị mất. Trước khi di chuyển, bạn cần xác định xem việc mất các cài đặt trước đó có phải là vấn đề hay không. Tất nhiên, bạn có thể di chuyển dữ liệu này, nhưng điều đó đòi hỏi thêm công sức. Để tránh những bất ngờ, bạn nên bao gồm khía cạnh này trong kế hoạch di chuyển.
- Chia sẻ lịch. Nếu công ty của bạn sử dụng tính năng lịch nhiều, nó cũng nên được bao gồm trong kế hoạch di chuyển. Quyền chia sẻ lịch có thể không được chuyển tự động sang Microsoft 365. Do đó, hãy lập bản đồ các quyền chia sẻ lịch và sao lưu chúng trước khi di chuyển.
- Phần mềm diệt virus, chống spam, danh sách đen và trắng. Hãy xem xét liệu bạn có muốn tiếp tục sử dụng phần mềm diệt virus hoặc cổng chống spam hiện tại sau khi di chuyển hay không. Microsoft 365 có các giải pháp bảo mật giúp bảo vệ email, vì vậy bạn có thể lựa chọn sử dụng các tính năng bảo vệ tích hợp sẵn. Một vấn đề khác cần xem xét là danh sách trắng và đen. Nếu bạn dự định di chuyển các danh sách được tạo thủ công, hãy suy nghĩ về cách thực hiện và đưa điểm này vào kế hoạch.
- Các tính năng bảo mật mới. Việc chuyển đổi sang Microsoft 365 là thời điểm lý tưởng để rà soát và cập nhật kế hoạch bảo mật của bạn. Một số tính năng bảo mật email bạn có thể xem xét áp dụng bao gồm ngăn chặn mất dữ liệu, email mã hóa, lưu trữ, v.v. Tất cả các gói Microsoft 365 đều tích hợp các tính năng bảo mật và tuân thủ. Tuy nhiên, chúng có sự khác biệt, vì vậy hãy lựa chọn dựa trên tiêu chuẩn bảo mật của ngành của bạn.
Kết luận
Microsoft 365 nâng cao tiềm năng công nghệ của Exchange Online với một loạt các tính năng hữu ích giúp đơn giản hóa việc cộng tác và cải thiện khả năng truy cập. Tuy nhiên, bạn nên luôn nhớ rằng khi sử dụng Exchange Online, chỉ có email, lịch và danh bạ của bạn được lưu trữ trên đám mây. Với Microsoft 365, toàn bộ môi trường công nghệ đều dựa trên đám mây. Vì vậy, sự lựa chọn thu hẹp lại thành một câu hỏi: Các yêu cầu kinh doanh của quý vị về hợp tác, năng suất, giao tiếp, khả năng truy cập và quan trọng nhất là bảo mật và bảo vệ là gì?
Để bảo vệ dữ liệu của quý vị, quý vị cần có một chiến lược sao lưu và khôi phục dữ liệu toàn diện cũng như một giải pháp để triển khai chiến lược đó. Hãy dùng thử Phiên bản Miễn phí của NAKIVO Backup & Replication để bảo vệ dữ liệu Microsoft 365 của quý vị và đảm bảo có thể khôi phục ngay lập tức.
